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海と日本プロジェクト2016 サポートプログラム 事業実施ガイドブック

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海と日本プロジェクト2016 サポートプログラム 事業実施ガイドブック
海と日本プロジェクト2016
サポートプログラム
事業実施ガイドブック
日本財団は、ボートレースの売上げを財源に活動している民間の助成財団です。
国ではできないこと、国の施策が行き届かない問題はたくさんあります。
このような問題を、みなさまと一緒に解決したいと思っています。
0
チェックリスト
注意事項
項 目
詳細 チェック欄
ガイドブック(本誌)をダウンロードして、内容を確認する
助成契約書を返送する
P4
契約書の記載事項を確認し、押印したものを収支予算書と登記簿謄本または
全部事項証明書とあわせてお送りください。
助成契約
変更事項は相談、連絡する
P6
助成契約書に記載された事業内容について変更する場合は、事前にご相談く
ださい。また、団体情報について変更があった場合はお知らせください。
助成金の対象とならない経費を確認する
P7
団体の運営費や社会通念を逸脱する経費は対象となりません。
助成金の
受け取り
パートナー
登録
助成金受領確認書を提出する
助成金の入金を確認後、当財団宛に受領確認書をお送りください。
P 12
「海と日本プロジェクト推進パートナー」登録をする
P6
助成契約締結後、パートナー登録をしてください。
(パートナー登録サイト等は別途事務センターから連絡します。)
イベント名確認書を提出する
P4
イベント名に「海と日本(プロジェクト)」と入れた上で、イベント名確認書を提出
してください。
見積合せなどを行う
事業に関する取引などは、団体の規程に基づき見積合せなどを行ってください。
P7
ポスター、チラシ、看板などに助成・ロゴ表示を行う
日本財団の助成で行う事業であること、並びに海と日本プロジェクトの一つの
事業であることを表示してください。
記事配信を行う(4回以上)
事業の実施
推進パートナー宣言や参加者募集の記事をインターネットで発信してください。
CANPANで情報発信を行う
CANPANを通じて、事業の進捗状況、事業成果などを発信してください。
P8
P11
P 11
イベントレポートを提出する
助成契約書「記4」にある期日までに、イベントレポートを提出してください。(提
出の期日及び提出先等は別途事務センターから連絡します。)
会計帳簿等を整備する
助成事業に関する会計帳簿を設け、他の事業と明確に区分経理してください。
事業の完了
P6
P 19
個人情報を適切に取り扱う
助成事業実施に際し収集する個人情報については、個人情報保護法を参考
に適切に取り扱ってください。
P 21
完了報告書に押印する
P 16
完了報告書を提出する
P 14
事業完了後、15日以内に助成事業完了報告書をお送りください。
事業成果物を公開する
CANPANを通じて事業成果物を公開してください。
P 14
- 1 - ※詳細につきましては、各ページをご参照ください。
目 次
1. 助成事業の流れとポイント ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
3
2. 助成契約について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
4
3. 助成事業を実施する上での注意
3-1.連絡が必要な事項について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
6
3-2.取引先との契約について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
7
3-3.対象外経費について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
7
3-4.助成表示について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
8
3-5.情報発信について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 11
4. 助成金の受け取りについて ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 12
5. 助成事業の完了について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 14
6. 監査について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 18
7. 事業評価について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 18
8. 書類や物品の保管、管理について ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 19
9. 個人情報の取り扱いについて ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 21
- 2-
1. 助成事業の流れとポイント
1
(P4)
2
(P12)
3
(P6)
助成契約
助成金の受け取り
事業の実施
助成事業の詳細を示した契約書を
取り交わします。
助成契約書内の(記2)に記載され
た時期にお支払いたします。入金確
認後、助成金受領確認書をご提出
ください。
助成契約書内の(記4)に記載され
た時期に、事業の実施状況の報告
書をご提出ください。
4
(P14)
完了報告書の提出
事業の完了後15日以内に、助成
事業完了報告書をご提出ください。
事業完了日についてはP14をご参照
ください。
5
(P11)
6
(P18)
7
(P19、P20)
事業成果の公開
監査、事業評価
管 理
実施した事業の成果は、「公益コミュ
ニティサイトCANPAN」で公開してくだ
さい。
①監査:事業が適正に実施されたか
を監査し、助成金額を確定します。
②事業評価:事業の成果、プロセス
などについて評価します。
物品などを取得された場合、助成期
間終了後も、定められた期間管理
する義務があります。やむを得ず譲
渡、処分する場合は手続きが必要と
なります。
- 3-
2. 助成契約について
1
契約内容の確認
お手元に届いた契約書の内容について、必ずご確認ください。
契約内容に訂正の必要があるときはご連絡ください。
※助成契約lこ関する重大な契約違反があった場合は、助成金
の返還や日本財団Webサイト上での団体名、代表者名など
の公表を行います。
2
助成契約書の返送と同封書類
2部ある助成契約書に、それぞれ代表者印と割印(計4ヶ所×2部)を
押印し、1部はお手元に保管し、もう1部を数日中に当財団あてにご返
送ください。
なお、この際、以下の書類を同封してください。
・助成契約書の事業費総額の根拠となる収支予算書 1部
・契約締結日より3ヶ月以内に発行された法人の登記簿謄本
または全部事項証明書(原本またはコピー) 1部
・イベント名確認書 1部(※)
お問い合わせ先
海と日本プロジェクト2016 サポートプログラム 事務センター
電話:03-6435-5752 (平日9:00~17:00)
FAX:03-6435-5755
メール: [email protected]
住所:
〒107-0052 東京都港区赤坂1-3-5 赤坂アビタシオンビル4F
日本財団 事務センター
※イベント名について
今回決定した事業で開催するイベントは、「海と日本推進パートナー」(P6)が主催しているこ
とが分かるように、すべてのイベント名の副題に~海と日本プロジェクト~と入れてください。
助成事業として実施するイベントについては、イベント名確認書(P5)に必要事項を記入し、契約
書に同封して、事務センターへご返送ください。
(例)
パターン1) メインのイベント名に入れる
例1:海と日本プロジェクト ビーチスポーツフェス in ●●
例2:海と日本●●海岸清掃
パターン2) イベントの副題に入れる
例1:ビーチスポーツフェス in ●● ~海と日本プロジェクト~
例2:●●ビーチクリーン ~海と日本海浜清掃~
- 4-
イベント名確認書 《例》
イベント名確認書
日本財団 担当者 ○○○○
報告日付:○○○○年○○月○○日
事業ID:助成契約書に記載された事業ID
事業名:助成契約書に記載された事業名
団体名:団体の正式名称
担当者名:担当者の氏名
TEL:○○○○―○○○○
FAX:○○○○―○○○○
イベント名については、以下のとおりご連絡します。
1.(1)日時:
月
日
: ~ :
日
: ~ :
日
: ~ :
日
: ~ :
(2)場所:
(3)イベント名:
2.(1)日時:
月
(2)場所:
(3)イベント名:
3.(1)日時:
月
(2)場所:
(3)イベント名:
4.(1)日時:
月
(2)場所:
(3)イベント名:
この様式は、以下のURLからダウンロードできます。
http://www.nippon-foundation.or.jp/what/grant_application/downloads/guidebooks/
- 5-
3. 助成事業を実施する上での注意
3-1.連絡が必要な事項について
1. 海と日本プロジェクト推進パートナー登録について
本助成制度では、既にお伝え(※)しているとおり、「海と日本プロジェクト推進パートナ
ー」(以下、「推進パートナー」)の登録が必要です。後日公開するWebサイト上で推進
パートナー登録を行ってください。
さらに助成事業正式決定後からは、推進パートナーとして積極的に活動してください。
(詳細P11)
※海と日本プロジェクト2016 サポートプログラム 申請ガイド10.(3)「海と日本プロジェクト推進パートナ
ーの登録について」をご確認ください。
2. イベント開催などの連絡について
※荒天などによるイベント実施日時・場所の変更については、必ず事務センター及び事業担
当者宛にご連絡ください。
海と日本プロジェクト2016 サポートプログラム 事務センター
TEL:03-6435-5752
Email:[email protected]
3. 事業のPRレポート(イベントレポート)について
海と日本PROJECT 総合運営事務局 から送付されている
「助成事業PR作業進行マニュアル」の「PRレポートの作成・提出」をご参照ください。
海と日本PROJECT 総合運営事務局 広報担当
TEL:03-6441-6948
Email:[email protected]
4. 事業内容・予算等の変更について
助成契約書に記載された事業内容、または契約時に確認した予算などに変更のある場合は、
事前に日本財団の了承を得るものとします。場合によっては助成金が減額になることがありま
す。
(例)
・関係者の都合を調整した結果、イベントの開催時期を大幅に変えることになった。
・講習会の会場が手配できず、開催回数が3回から2回になりそうだ。
・予算が節約できたので、購入備品を増やしたい。
・予算のうち、印刷費が抑えられたので人件費を増やしたい。
・予算書に費目としてあげていなかった通信運搬費が発生した。
5. 団体情報の変更について
助成契約書に記載された団体情報に変更のある場合には、速やかにご連絡ください。
(例)
・団体代表者が交代した。
・団体事務所の住所や電話番号が変わった。
・団体の法人格が変わった。
- 6-
3-2.取引先との契約について
物品購入、印刷製本などを行う場合は、団体の規程に基づき入札や見積合せを行ってください。
なお、規程などで明記されていない場合は、以下の例を参考にしてください。
原則として、団体の役職員が従事している利害関係がある取引先を指名すること等は避けてくだ
さい。ただし、特別な事情がある場合は、必ず事前にご相談ください。
(例)
・1 取引あたり20万円以上
…見積合せなどを行い、請書を取る。
・1 取引あたり100万円以上
…見積合せなどを行い、契約書を取り交わす。
3-3.対象外経費について
助成事業の対象となる経費は「事業の実施に必要な経費」です。
以下の費用は原則として事業費に算入できない経費となります。
1.旅費交通費
・役職員や講師が出張する際のファーストクラス、スーパーシート、グリーン車などの特別料金
2.会議費
・会議費の範囲を逸脱し、社会通念上、接待交際費に当たるもの
3.発生していない経費
・予算を計上しただけで使用していない経費
・内部振替のみで支出が確認出来ない経費
・中間マージンや実施手数料など収入とすべきもの
4.その他
・土地などの不動産購入費用
・他団体の経費とすべきもの
・自法人の役職員に対して支払う謝金
上記以外の費用であっても、監査の結果、事業目的に沿わない場合などには、減額または対象
外となる場合があります。
上記の費用が発生する場合は、担当者にご相談ください。
- 7-
3-4.助成表示について
海と日本プロジェクト2016 サポートプログラムは、日本財団が日本政府と連携して推進する「海と
日本プロジェクト」の一環として行われています。
よって、必ず「海と日本プロジェクト」と「日本財団助成」の両方のロゴ表示を行って頂きます。
「海と日本プロジェクト」ロゴマークと日本財団ロゴマークの併記については、下記表示パターンを使
用してください。
目で確認しづらい場所への助成表示、極端に小さい助成表示等を行うことは避けてください。
《表示パターン》
A.
B.
ロゴマークは事務センターからメールで送付したデータを使用してください。
※ロゴマークは、色や縦横比の変更などを行わないでください。
※ロゴマークのダウンロードができない場合、対応いたしますのでお知らせください。
《助成表示例》
1.印刷物
(ご注意ください) 配布する資料、記事には全てロゴと定型文「このイベントは、海と日本プロジェクトの
一環で実施しています」は必ず両方表示してください。
報告書
定型文を入れて
下さい。
- 8-
ポスター
チラシ
2.看板
第○回
○○○講習会
主催:赤坂協会 共催:○○県
3.Webサイト
皆様のWebサイトに助成事業の案内や報告を掲載する場合も助成表示及び
プロジェクトロゴマークの表示を行ってください。
また、日本財団Webサイト及びプロジェクトWebサイトへのリンクも行ってください。
日本財団のバナーは
http://www.nippon-foundation.or.jp
にリンクを貼ってください。
プロジェクトのバナーは
http://www.uminohi.jp
にリンクを貼ってください。
このようにバナーを
掲載してください
(ご注意ください)
配信する記事には全てロゴと定型文「このイベントは、海と日本プロジェクトの一環で実
施しています」は必ず両方表示してください。なお、電子媒体での記事、宣伝の場合には、
上記文にhttp://uminohi.jp/へのリンクを追加してください。
4.機器
(例)ステッカー
購入した機器に貼付する。
- 9-
5.Tシャツ
※前面か背面どちらか1箇所に助成表示を入れてください。
※目で確認しづらい場所への助成表示、極端に小さい助成表示等を行うことは避けてください。
- 10 -
3-5. 情報発信について
1.推進パートナーとして
本誌P6で既にお伝えしているとおり、「海と日本プロジェクト推進パートナー」として、積極
的な情報発信を行っていただく必要があります。
(1)ロゴの積極的表示
「海と日本プロジェクト」でムーブメントを起こすために、『視覚化』という大切なプロセス
があります。その『視覚化』要素の一つに「ロゴの積極的表示」があります。
①ポスターやグッズなど制作物へ表示するロゴは、最大限表示ください。
②「海と日本プロジェクト」と「日本財団助成」の両方の表示を行う必要があります。
(詳細 P8)
(2)インターネット記事配信
運営しているWebサイト(※)やFacebookなどを活用した、記事配信・拡散 (4回以上)
※実行委員会等で運営しているWebサイトがない場合は、実行委員会構成団体が運営しているWeb
サイト等を活用してください。
■記事配信(例)
回数
配信時期
記事内容
1回目
助成契約締結後、速やかに
推進パートナー宣言記事
(海と日本プロジェクトの趣旨に賛同して、推進パートナー
としてイベントを開催する記事)
2回目
イベント2,3ヵ月前頃
イベントの進行状況や参加者募集記事
3回目
イベント1ヶ月~1週間前頃
イベント開催の周知
4回目
イベント終了後、速やかに
イベント完了と成果報告
(イベントレポートと同内容でも結構です)
2.公益コミュニティサイトCANPANを通じて
(1)ブログでの情報発信
日々の活動を記録として蓄積し、発信するために、日本財団助成事業では、「CANPAN
ブログ」を利用して情報発信してください。なお、すでに他サイトのブログをご利用中の
方は、「CANPAN団体情報」に当該ブログのURLを登録してください。 (※操作の詳細
については、以下のCANPANヘルプをご参照ください。)
http://fields.canpan.info/help/blog1.html
(2)事業成果物公開について
実施事業の成果やノウハウ等を広く社会に共有するため、事業成果物をCANPANに登
録してください。 (※登録方法については、日本財団公式サイトに掲載している以下
のURLにある説明資料をご参照ください。)
http://www.nipponfoundation.or.jp/what/grant_application/downloads/guidebooks/download/seikabutsu.pdf
- 11 -
4. 助成金の受け取りについて
1
助成金の受け取り
助成契約書に記載された月の下旬に、ご指定の口座へ
振り込まれます。
2
助成金受領確認書の提出
(例 P13参照)
入金確認後、数日中にFAXしてください。(電子メール、郵送可。)
助成金の支払いを受けるごとにご提出ください。
提出先:
海と日本プロジェクト2016 サポートプログラム 事務センター
TEL:03-6435-5752 (平日9:00~17:00)
Email: [email protected]
FAX:03-6435-5755
住所:
〒107-0052
東京都港区赤坂1-3-5 赤坂アビタシオンビル4F
日本財団 事務センター
- 12 -
助成金受領確認書 《例》
助成金受領確認書
日本財団 担当者 ○○○○
報告日付:○○○○年○○月○○日
事業ID:助成契約書に記載された事業ID
事業名:助成契約書に記載された事業名
団体名:団体の正式名称
担当者名:担当者の氏名
TEL:○○○○―○○○○
FAX:○○○○―○○○○
助成金 ○○○○○ 円につきましては、 ××××年 ○○月 △△日に入金を確認しました。
この様式は、以下のURLをクリックしてダウンロードしてください。
http://www.nippon-foundation.or.jp/what/grant_application/downloads/guidebooks/
- 13 -
5. 助成事業の完了について
1
事業の完了とは
事業完了日とは、助成事業lこ関わるすべての取引について内容を確認し、請求書を受理した日と
します。原則として、以下の事業期間とします。
第1回申請の場合 3月1日~12月31日
第2回申請の場合 4月1日~12月31日
(例)
イベン卜が終了し、会場借用料や講師への
謝金など、全ての請求書が出揃った。
2
事業完了
提出書類について
助成事業完了後15日以内に、助成事業完了報告書などの書類をご提出ください。
(1)「助成事業完了報告書」 原本1部 (例 P16参照)
※代表者印の押印が必要となります。
(2)「助成事業成果物」 1部
原則、助成事業成果物はCANPANに登録してください。
登録された事業成果物のご提出は不要です。
動画(DVD)等、CANPANに登録できない場合は、完了報告書とともにご提出ください。
《成果物の例》
・助成事業で作成したポスター、パンフレッ卜、調査報告書などの印刷物
・イベント、講習会などの事業の場合は、それらの写真やビデオなどの映像
・機器を購入した場合は、助成表示ステッカーを貼付した機器の写真と表示板が写った
写真
※成果物公開について
実施事業の成果やノウハウ等を広く社会に共有するため、事業成果物をCANPANに
登録してください。登録方法は、日本財団公式サイトに掲載している以下のURLにある
説明資料をご参照ください。
http://www.nippon-foundation.or.jp/what/grant_application/downloads/
guidebooks/download/seikabutsu.pdf
(3)実施した事業が掲載されている媒体のコピーなど
・助成事業で開催したイベントが取り上げられた新聞記事のコピー、
テレビで放映された日時と番組名を記載したメモ、事業を紹介している団体の広報誌など
※所定の様式はございません。
- 14 -
5. 助成事業の完了について
3
助成金額の算出方法について
(1)助成金額は、決算時点での事業費総額に補助率(助成契約書の記3に記載するもの)を乗じ
た金額(千円未満切捨て)となります。最終的には、監査によって対象外経費などのチェックを行った
上で、助成金額を確定します。(P18参照)
(2)科目(旅費交通費、諸謝金など)は、通常使用しているものをそのままお使いください。
4
事業の延長について
助成契約書に記載された事業期間内に事業が完了しない場合には、必ず事前にご連絡ください。
期間内にイベントが終了しても請求書の日付が事業期間外の場合は延長手続きが必要となります。
- 15 -
1/2
助成事業完了報告書 《例》
助成事業完了報告書
日本財団 会長 笹川陽平殿
報告日付:○○○○年○○月○○日
事業ID:助成契約書に記載の事業ID
進行報告書とは宛名が
異なります。
進行報告書とは差出人
が異なります。
事業名:助成契約書に記載の事業名
団体名:団体の正式名称
代表者名:代表者の氏名
印
TEL:○○○○―○○○○
FAX:○○○○―○○○○
事業完了日:○○○○年○○月○○日
事業費総額
3,520,000
円
自己負担額
1,120,000
円
助成金額
2,400,000
円
0
円
返還見込み額
代表者の押印がないと
再提出になります。
ご注意ください。
①収支計算書の
完了日付と合致
させてください。
②全取引の最終請求
書受理日(P.14)
(収支計算書に記載する決算額)
(千円未満は切り捨て)
事業内容:
助成契約書の事業概要(事業内容)を参考にして、以下の内容を具体的に記入してください。
・何を
・いつ
・どこで
・どのように
事業評価:
1.事業目標の達成状況:
【契約時の目標】
【目標の達成状況】
2.事業実施によって得られた成果:
3.成功したこととその要因
4.失敗したこととその要因
事業成果物となるポスター、印刷物、DVD等の現
物を助成事業完了報告書提出時に送付してい
ただく必要はございません。助成表示が写るように
現物の写真を添付下さい。
また、事業成果物を公開して下さい。(P 11)
事業成果物:
作成した報告書、印刷物、ビデオなどの名称、部数を記入してください。
この様式は、以下のURLをクリックしてダウンロードしてください。
http://www.nippon-foundation.or.jp/what/grant_application/downloads/guidebooks/
- 16 -
2/2
収支計算書 《例》
収支計算書は、以下を参考に作成してください。
事業完了報告書の事業完了
日と合致させてください。(P16 )
収支計算書
△△△△年○月×日から□□□□年△年○日まで
助成契約書に記載された助成金額
収入の部
科目
予算額
日本財団助成金収入
助成金収入は、千円未満は切り捨て
決算額
受入済額
(単位:円)
返還見込み額
未調達額
2,400,000
2,400,000
2,400,000
0
0
自己負担
600,000
1,120,000
1,120,000
0
0
収入合計
3,000,000
3,520,000
3,520,000
0
0
助成契約書に記載された事業総額
科目は、通常使用しているものを
そのままお使いください。
事業期間内に予算を変更した
場合は、変更後の予算額
支出の部
(単位:円)
科目
予算額
決算額
支出済額
未払額
1,000,000
1,150,000
1,150,000
0
旅費、交通費支出
500,000
490,000
490,000
0
印刷製本費支出
500,000
600,000
600,000
0
340,000
510,000
510,000
0
660,000
770,000
0
770,000
3,000,000
3,520,000
2,750,000
770,000
諸謝金支出
通信運搬費支出
会議費支出
支出合計
助成契約書に記載された事業費総額
この様式は、以下のURLをクリックしてダウンロードしてください。
http://www.nippon-foundation.or.jp/what/grant_application/downloads/guidebooks/
<補足>
※予算額に対し、決算額が下回った場合、助成金の返還が生じます。その場合の助成金額および自己負
担額の算出方法は以下の通りです。(金額の確定は監査終了後となります。)
例:決算額の支出合計(事業費総額)が2,800,500円だった場合
2,800,500円×80%= 2,240,400円
2,800,500円×80%= 2,240,000円(千円未満切捨て)・・・・・・助成金額
2,800,500円-2,240,000円= 560,500円・・・・・・自己負担金額
- 17 -
6. 監査について
1
監査とは
助成金が助成事業に必要な経費として経済的かつ適正に使用されたかを確認するものです。 当財
団の監査員が、助成事業完了報告書の受領後、日程調整のうえ、皆様の事務所にお伺いして実
施します。監査が終了するまで、事業担当者と連絡が取れるようにしてください。
2
監査の基準
(1)以下に基づいて監査を行います。
・貴団体の諸規程
・助成契約書
・事業実施ガイドブック
・助成金申請ガイドブック
・その他会計基準
(2)監査実施のポイン卜
・助成事業実施の効果がどのようにあったか。
・助成事業の目的外に支出されていないかどうか。
・社会通念を逸脱するような支出がされていないかどうか。
3
助成金額の確定
監査の結果に基づき、最終的な事業費総額を確定します。
確定した事業費総額に、助成契約書 (記3) に定める補助率を乗じた額(干円未満切り捨て)が、
最終的な助成金額となります。この額が助成契約書に記載した助成金額を下回った場合、差額を
返還して頂きます。
※助成事業完了報告書の提出時に、未払金がある場合、速やかに支払い、監査時に は未払金
がないようにしてください。
※監査の結果については、一般に公表できるものとします。
7. 事業評価について
助成事業完了報告書の提出後、事業評価を行います。
(1)目的
①助成事業が期待される成果をあげているか効果を測定する。
②評価結果を助成事業の改善、並びに当財団のマネジメント判断に活用する。
③社会的説明責任を果たす。
(2) 実施者
①民間の評価専門機関
②日本財団監査部
(3) 評価項目
①事業成果
②事業プロセス
※事業評価の結果については、当財団のWebサイトを通して一般に公表することがあります。
- 18 -
8. 書類や物品の保管、管理について
助成事業に関わる次の書類の原本は、事業完了日が属する会計年度の終了後、5年間保管してく
ださい。また助成事業により取得した物品は、注記(P20)の期間、管理してください。
保管していただく書類と留意事項
1.助成契約関係書類
・助成金申請書(事業計画書他)
・助成契約書及び付属書類
・変更届(事業計画や実施内容を変更した場合)
・変更届への回答文書(該当する場合のみ)
・助成事業完了報告書
2.事業実施の効果を示す資料
・目的にどの程度近づいたかを示すもの
・目標の達成度を示すもの
・受益者の変化や反応を示すもの
・社会からの反響を示すもの
3.振込書などの原本
・稟議決裁文書、議事録など
・見積書
・契約書類(契約書、請書)
・納品書
・請求書
・振込書
※日付の記載漏れにご注意ください。
※領収書の受領が困難な電車代やバス代などの交通費につ
いては、受領者の署名、捺印した領収書とします。
※領収書の宛先は団体名とし、但書きには「購入品名」「委
員手当」「通訳料」など、具体的に記すようにしてください。
※支払はなるべく振込としてください。金融機関の受領書は領
収書に代えることができます。
※印紙税や源泉所得税については、最寄りの税務署にお問
い合わせいただき、適正な処理をしてください。
※各種会議での飲食については目的、議事内容を明確にし、
領収書の余白または別紙に出席者名と人数を明記して
ください。
4.会計帳簿、預貯金通帳
・助成事業に関する会計帳簿
※事業費明細簿を作成して科目毎の支出を管理してくださ
い。
・固定資産台帳、備品台帳
※取得した物品は台帳に記載し管理してください。
・預貯金通帳
5.その他関係資料など
①諸規程について
※旅費規程、経理規程など、予算執行に関する諸規程
②人件費について
・職務内容、雇用条件のわかるもの
・給与台帳、出勤簿など
(次ページに続く)
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③旅費交通費について
・旅行代理店の見積書、出張依頼書または出張命令書、出
張報告書、旅費精算書、交通費支給明細書、タクシー券
の場合は使用管理簿を残してください。
④業務委託費について
・委託仕様書、見積書(経費内訳明細)、委託業務完了報
告書、経費精算報告書、検査(検収)調書を残してください。
⑤印刷製本費について
・印刷物、納品書を確認します。
⑥通信運搬費について
・国際電話、郵便切手、ICカード乗車券の使用については
管理記録簿を作り、使用目的、内容を明らかにしてください。
・郵便切手などを一括購入する場合は使用管理簿を作ってく
ださい。
・物品などの発送業務を業者に委託した場合は、業務委託
契約書や発送伝票書控などにより、発送先、内容を明ら
かにしてください。
⑦事業管理費について
・事業費とする考え方を明らかにしてください。算出根拠となる
資料を確認します。(過去の実績や関連データなどを拝見す
ることがあります。煩雑な作業は必要ありません。)
※費目の名称は、法人で使用しているものをそのまま使ってくだ
さい。
(注記)
取得した物品などの管理、処分
・管理期間は、助成事業完了日の属する事業年度の終了後5年間とします。ただし、法人税法に
定める減価償却資産の耐用年数が5年以内のものは、その期間とします。なお、当財団が特に
必要と判断したときは、管理期間を延長または短縮することができます。
・上記期間内において、物品を譲渡、交換、貸付または担保、改造、廃棄または物品の使用目的
を変更しようとするときは、その旨を当財団の担当者に相談し、指示を受けてください。
・取得した物品のうち、建物及び高額の固定資産には火災保険などの損害保険を付保されること
をお勧めします。
※団体が解散する場合は、助成契約第18条に基づき、速やかに日本財団にご連絡ください。
また、その際は、管理期間終了までは取得物品等の管理者を定めて、適切に管理いただく
必要があります。書類提出等必要な手続きがありますので、必ず日本財団宛にご連絡下さい。
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9. 個人情報の取り扱いについて
助成事業の実施に際し収集する個人情報については、個人情報保護法に沿って適正
に取り扱ってください。
例えば、
・参加者名簿/アンケート:氏名、性別、連絡先(※)
(※)住所、所属先、電話番号、メールアドレス等
・映像情報 :写真、動画等
*上記を含む個人情報の取り扱いには、十分ご注意ください。
日本財団が助成事業に関して収集した個人情報は、個人情報保護法および当財団の
個人情報保護規程に基づき、下記の目的に利用します。記載項目外の目的に利用する
場合は、あらかじめホームページ等により通知または公表いたします。
・助成事業に関する事務手続き、助成金の募集案内、日本財団が実施するイベント案
内、アンケートの実施、メールマガジンの送付
お問い合わせ:
広報・推進パートナーについて
海と日本Project 総合運営事務局 広報担当
TEL:03-6441-6948 (平日10:00~18:00)
Email: [email protected]
広報業務以外の事務手続きについて
海と日本プロジェクト2016 サポートプログラム 事務センター
TEL:03-6435-5752 (平日9:00~17:00)
Email : [email protected]
FAX:03-6435-5755
住所:〒107-0052
東京都港区赤坂1-3-5 赤坂アビタシオンビル4F
日本財団 事務センター
※広報・PRレポート・推進パートナーは総合運営事務局へご連絡ください。
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