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行政機関等・地方公共団体等編

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行政機関等・地方公共団体等編
特定個人情報の適正な取扱いに
関するガイドライン
(行政機関等・地方公共団体等編)
平成26年12月18日
特定個人情報保護委員会
目次
第1 はじめに ...................................................... 1
第2 用語の定義等 .................................................. 3
第3 総論 .......................................................... 7
第3-1 目的 .................................................... 7
第3-2 本ガイドラインの適用対象等 .............................. 7
第3-3 本ガイドラインの位置付け等 .............................. 7
第3-4 番号法の特定個人情報に関する保護措置 .................... 8
第3-5 特定個人情報保護のための主体的な取組について ........... 13
第3-6 特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応 ......... 13
第3-7 本ガイドラインの見直しについて ......................... 13
第4 各論 ......................................................... 14
第4-1 特定個人情報の利用制限 ................................. 14
第4-1-⑴ 個人番号の利用制限 ............................... 14
第4-1-⑵ 特定個人情報ファイルの作成の制限 ................. 18
第4-2 特定個人情報の安全管理措置等 ........................... 19
第4-2-⑴ 委託の取扱い ..................................... 19
第4-2-⑵ 安全管理措置 ..................................... 22
第4-3 特定個人情報の提供制限等 ............................... 23
第4-3-⑴ 個人番号の提供の要求 ............................. 23
第4-3-⑵ 個人番号の提供の求めの制限、特定個人情報の提供
制限 ............................................. 24
第4-3-⑶ 情報提供ネットワークシステムによる特定個人情報
の提供 ........................................... 30
第4-3-⑷ 収集・保管制限 ................................... 33
第4-3-⑸ 本人確認 ......................................... 35
第4-4 その他の取扱い ......................................... 37
第4-4-⑴ 保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求 ..... 37
第4-4-⑵ 個人情報ファイルの保有等に関する事前通知 ......... 38
第4-4-⑶ 開示 ............................................. 40
第4-4-⑷ 訂正 ............................................. 41
第4-4-⑸ 利用停止 ......................................... 42
第4-5 特定個人情報保護評価 ................................... 43
第4-6 行政機関個人情報保護法等の主な規定 ..................... 44
( 別
添 )特定個人情報に関する安全管理措置(行政機関等・地方公共
団体等編) ............................................ 49
(巻末資料)特定個人情報の取扱いにおいて必要となり得る個人情報保護条例
の改正等
第1
はじめに
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法
律」(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づく社会保障・
税番号制度(以下「番号制度」という。)は、社会保障、税及び災害対策の
分野における行政運営の効率化を図り、国民にとって利便性の高い、公平・
公正な社会を実現するための社会基盤として導入されるものである。
一方で、番号制度の導入に伴い、国家による個人情報の一元管理、特定個
人情報の不正追跡・突合、財産その他の被害等への懸念が示されてきた。
個人情報の適正な取扱いという観点からは、個人情報の保護に関する一般
法 と し て 、 「 個 人 情 報 の 保 護 に 関 す る 法 律 」 ( 平 成 15年 法 律 第 57号 。 以 下
「個人情報保護法」という。)、「行政機関の保有する個人情報の保護に関
す る 法 律 」 ( 平 成 15年 法 律 第 58号 。 以 下 「 行 政 機 関 個 人 情 報 保 護 法 」 と い
う。)及び「独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律」(平
成15年法律第59号。以下「独立行政法人等個人情報保護法」という。)の三
つの法律(以下「一般法」という。)があり、また、地方公共団体では個人
情報の保護に関する条例等(以下「個人情報保護条例」という。)において
各種保護措置が定められている。
番号法においては、一般法に定められる措置の特例として、個人番号をそ
の内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)の利用範囲を限定
する等、より厳格な保護措置を定めるとともに、国が設置・管理する情報提
供ネットワークシステムの使用を始めシステム上の安全管理措置を講ずるこ
ととしている。
本ガイドラインは、個人番号を取り扱う行政機関(行政機関個人情報保護
法第2条第1項に規定する行政機関をいう。)及び独立行政法人等(独立行
政法人等個人情報保護法第2条第1項に規定する独立行政法人等をいう。)
(以下「行政機関等」という。)並びに地方公共団体及び地方独立行政法人
( 「 地 方独立行政法 人法」(平 成15年法律第118号)第2条 第1項に規定す
る地方独立行政法人をいう。)(以下「地方公共団体等」という。)が特定
個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な指針を定めるものである。
番号法において、国及び地方公共団体は、特定個人情報の適正な取扱いを
確保するために必要な措置を講ずるものとされており(番号法第4条、第5
条)、主体的に特定個人情報の保護のための取組を行う必要がある。
本ガイドラインの中で、「しなければならない」及び「してはならない」
と記述している事項については、これらに従わなかった場合、法令違反と判
1
断される可能性がある。一方、「望ましい」と記述している事項については、
これに従わなかったことをもって直ちに法令違反と判断されることはないが、
番号法の趣旨を踏まえ、行政機関等又は地方公共団体等の規模及び事務の特
性に応じ対応することが望まれるものである。
以下、本ガイドラインの構成は、次のとおりとなっている。
「第2 用語の定義等」においては、本ガイドラインで使用する用語の定
義等を記載している。
「第3 総論」においては、本ガイドラインの位置付け、特定個人情報に
関する番号法上の保護措置の概略等について解説している。
「第4 各論」においては、番号法上の保護措置及び安全管理措置につい
て解説している。また、実務上の指針及び具体例を記述しているほか、留意
すべきルールとなる部分についてはアンダーラインを付している。
*印は、行政機関等又は地方公共団体等の実際の事務に即した具体的な事
例を記述したものである。なお、事例の記述は、理解を助けることを目的と
して典型的な例を示したものであり、全ての事案を網羅することを目的とす
るものではない。
2
第2
用語の定義等
本ガイドラインで使用する用語の定義等については、法令上の定義等に従
い、次の表のとおりとする。
項番
用語
定義等
①
個人情報
②
保有個人情報
③
個人番号
<行政機関等>
生 存 す る 個人 に 関 す る 情 報 で あっ て 、 当 該 情 報 に
含 ま れ る 氏名 、 生 年 月 日 そ の 他の 記 述 等 に よ り 特
定 の 個 人 を識 別 す る こ と が で きる も の ( 他 の 情 報
と 照 合 す るこ と が で き 、 そ れ によ り 特 定 の 個 人 を
識 別 す る こと が で き る こ と と なる も の を 含 む 。 )
をいう。
<地方公共団体等>
生 存 す る 個人 に 関 す る 情 報 で あっ て 、 当 該 情 報 に
含 ま れ る 氏名 、 生 年 月 日 そ の 他の 記 述 等 に よ り 特
定 の 個 人 を識 別 す る こ と が で きる も の ( 他 の 情 報
と 容 易 に 照合 す る こ と が で き 、そ れ に よ り 特 定 の
個 人 を 識 別す る こ と が で き る こと と な る も の を 含
む。)をいう。
【 番 号 法 第2 条 第 3 項 、 行 政 機関 個 人 情 報 保 護 法
第 2 条 第 2項 、 独 立 行 政 法 人 等個 人 情 報 保 護 法 第
2条第2項、個人情報保護法第2条第1項】
行 政 機 関 の職 員 及 び 独 立 行 政 法人 等 の 役 員 又 は 職
員 が 職 務 上作 成 し 、 又 は 取 得 した 個 人 情 報 で あ っ
て 、 当 該 行政 機 関 の 職 員 及 び 当該 独 立 行 政 法 人 等
の 役 員 又 は職 員 が 組 織 的 に 利 用す る も の と し て 、
当 該 行 政 機関 及 び 独 立 行 政 法 人等 が 保 有 し て い る
ものをいう。
【 行 政 機 関個 人 情 報 保 護 法 第 2条 第 3 項 、 独 立 行
政法人等個人情報保護法第2条第3項】
番 号 法 第 7条 第 1 項 又 は 第 2 項の 規 定 に よ り 、 住
民 票 コ ー ドを 変 換 し て 得 ら れ る番 号 で あ っ て 、 当
該 住 民 票 コー ド が 記 載 さ れ た 住民 票 に 係 る 者 を 識
別 す る た めに 指 定 さ れ る も の をい う ( 番 号 法 第 2
条 第 6 項 及び 第 7 項 、 第 8 条 並び に 第 67条 並 び に
附 則 第 3 条第 1 項 か ら 第 3 項 まで 及 び 第 5 項 に お
ける個人番号)。
【番号法第2条第5項】
3
項番
④
用語
特定個人情報
定義等
個 人 番 号 (個 人 番 号 に 対 応 し 、当 該 個 人 番 号 に 代
わ っ て 用 いら れ る 番 号 、 記 号 その 他 の 符 号 で あ っ
て 、 住 民 票コ ー ド 以 外 の も の を含 む 。 番 号 法 第 7
条 第 1 項 及び 第 2 項 、 第 8 条 並び に 第 67条 並 び に
附 則 第 3 条第 1 項 か ら 第 3 項 まで 及 び 第 5 項 を 除
く。)をその内容に含む個人情報をいう。
【番号法第2条第8項】
※
生 存 す る 個 人 の 個 人 番 号 に つ い て も、 特 定 個 人 情 報
に該当する(番号法第37条参照)。
⑤
個 人 情 報 フ ァ イ <行政機関等>
ル
保 有 個 人 情報 を 含 む 情 報 の 集 合物 で あ っ て 次 に 掲
げるものをいう。
Ⓐ 一 定 の事 務 の 目 的 を 達 成 する た め に 特 定 の 保
有個人情報を電子計算機を用いて検索すること
ができるように体系的に構成したもの
Ⓑ Ⓐ に 掲げ る も の の ほ か 、 一定 の 事 務 の 目 的 を
達成するために氏名、生年月日、その他の記述
等により特定の保有個人情報を容易に検索する
ことができるように体系的に構成したもの
<地方公共団体等>
個 人 情 報 保護 法 第 2 条 第 1 項 に規 定 す る 個 人 情 報
を 含 む 情 報の 集 合 物 で あ っ て 、 次 に 掲 げ る も の を
いう。
Ⓒ 特 定 の個 人 情 報 に つ い て 電子 計 算 機 を 用 い て
検索することができるように体系的に構成した
もの
Ⓓ Ⓒ に 掲げ る も の の ほ か 、 特定 の 個 人 情 報 を 容
易に検索することができるように体系的に構成
したものとして「個人情報の保護に関する法律
施行令」(平成15年政令第507号。以下「個人情
報保護法施行令」という。)で定めるもの
【 番 号 法 第2 条 第 4 項 、 行 政 機関 個 人 情 報 保 護 法
第2条第4項、独立行政法人等個人情報保護法
第2条第4項、個人情報保護法第2条第2項、
個人情報保護法施行令第1条】
4
項番
用語
定義等
⑥
特 定 個 人 情 報 フ 個 人 番 号 をそ の 内 容 に 含 む 個 人情 報 フ ァ イ ル を い
ァイル
う。
【番号法第2条第9項】
⑦
情報照会者
⑧
⑨
⑩
⑪
番 号 法 別 表第 2 の 第 1 欄 に 掲 げる 者 ( 法 令 の 規 定
に よ り 同 表の 第 2 欄 に 掲 げ る 事務 の 全 部 又 は 一 部
を行うこととされている者がある場合にあって
は、その者を含む。)をいう。
【番号法第19条第7号】
情報提供者
番 号 法 別 表第 2 の 第 3 欄 に 掲 げる 者 ( 法 令 の 規 定
に よ り 同 表の 第 4 欄 に 掲 げ る 特定 個 人 情 報 の 利 用
又 は 提 供 に関 す る 事 務 の 全 部 又は 一 部 を 行 う こ と
と さ れ て いる 者 が あ る 場 合 に あっ て は 、 そ の 者 を
含む。)をいう。
【番号法第19条第7号】
情 報 提 供 等 の 記 総 務 大 臣 、情 報 照 会 者 及 び 情 報提 供 者 は 、 番 号 法
録
第19条 第 7号 の 規 定 に よ り 情 報提 供 ネ ッ ト ワ ー ク
シ ス テ ム を使 用 し て 特 定 個 人 情報 の 提 供 の 求 め 又
は 提 供 が あっ た 場 合 に は 、 情 報提 供 ネ ッ ト ワ ー ク
シ ス テ ム に接 続 さ れ た そ の 者 の使 用 す る 電 子 計 算
機 ( 総 務 大臣 に お い て は 情 報 提供 ネ ッ ト ワ ー ク シ
ス テ ム ) に、 情 報 照 会 者 及 び 情報 提 供 者 の 名 称 、
提 供 の 求 め及 び 提 供 の 日 時 、 特定 個 人 情 報 の 項 目
等 を 記 録 する こ と と さ れ て お り、 当 該 記 録 を い う
(→第4-3-⑶ 2 )。
【番号法第23条】
個 人 番 号 利 用 事 行 政 機 関 、地 方 公 共 団 体 、 独 立行 政 法 人 等 そ の 他
務
の 行 政 事 務を 処 理 す る 者 が 番 号法 第 9 条 第 1 項 又
は 第 2 項 の規 定 に よ り そ の 保 有す る 特 定 個 人 情 報
フ ァ イ ル にお い て 個 人 情 報 を 効率 的 に 検 索 し 、 及
び 管 理 す るた め に 必 要 な 限 度 で個 人 番 号 を 利 用 し
て処理する事務をいう(→第4-1-⑴1A
a)。
【番号法第2条第10項】
個 人 番 号 関 係 事 番 号 法 第 9条 第 3 項 の 規 定 に より 個 人 番 号 利 用 事
務
務 に 関 し て行 わ れ る 他 人 の 個 人番 号 を 必 要 な 限 度
で利 用し て行 う事 務 をい う ( →第 4- 1 -⑴ 1 A
b)。
【番号法第2条第11項】
5
項番
用語
定義等
⑫
個 人 番 号 利 用 事 個人番号利用事務又は個人番号関係事務をいう。
務等
【番号法第10条第1項】
⑬
個 人 番 号 利 用 事 個 人 番 号 利用 事 務 を 処 理 す る 者及 び 個 人 番 号 利 用
務実施者
事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
【番号法第2条第12項】
個 人 番 号 関 係 事 個 人 番 号 関係 事 務 を 処 理 す る 者及 び 個 人 番 号 関 係
務実施者
事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
【番号法第2条第13項】
個 人 番 号 利 用 事 個 人 番 号 利用 事 務 実 施 者 又 は 個人 番 号 関 係 事 務 実
務等実施者
施者をいう。
【番号法第12条】
⑭
⑮
6
第3 総論
第3-1 目的
特定個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)は、番号法第37条
に基づき、国民生活にとっての個人番号その他の特定個人情報の有用性に
配慮しつつ、その適正な取扱いを確保するために必要な措置を講ずること
を任務としている。本ガイドラインは、同法第4条及び第37条に基づき、
行政機関等及び地方公共団体等が特定個人情報の適正な取扱いを確保する
ための具体的な指針を定めるものである。
第3-2 本ガイドラインの適用対象等
⑴ 本ガイドラインの適用対象
番号法 は、行 政機 関 等、地方公共団体等又は事業者の別を問わず、個
人番号を取り扱う全ての者に適用される。
本ガイ ドライ ンは 、 番号法の適用を受ける者のうち行政機関等及び地
方公共団体等を対象とするものである。
⑵
行政機関等及び地方公共団体等が番号法の適用を受ける場面
行政機 関等及 び地 方 公共団体等は、個人番号の提供の求めの制限(番
号法第15条)並 びに特定個人情報の 提供の制限(同法第19条)及び収集
等の制限 (同法 第20条)の規定の適用を受ける。 また、行政機関等及び
地方公共 団体等 が同法の規定の適用を受ける主な事務は、次のとおりで
ある。
・ 行政 機関等 及び 地方公共団体等が個 人番号を利用して個人情報を検
索、管理する事務(同法第9条第1項)
・ 行政機関等及び地方公共団体等がその職員等(以下「職員」とい
う。)から個 人番 号 の提供を受けて、こ れを給与所得の源泉徴収票、
給与支 払報告 書等 の 必要な書類に記載して、税務署長、市町村長(特
別区の 区長を 含む 。 以下同じ。)等に提出する事務(同法第9条第3
項)
・ 激甚 災害が発生 したとき等において、「所得税法」 (昭和40年法律
第33号)第225条第1項第1号、第2号及び第4号から第6号までに該
当する独立行 政法 人 等(以下「金融機関 に該当する独立行政法人等」
という 。)が 個人 番 号を利用して金銭を支払う事務(同法第9条第4
項)
なお、 行政機 関等 又 は地方公共団体等から個人番号利用事務等の全部
又は一部の委託を受けた者は、個人番号利用事務等実施者となる。
第3-3 本ガイドラインの位置付け等
⑴ 番号法と一般法との関係
番号法 は、特 定個 人 情報の取扱いに関して、一般法の特例を規定した
7
特別法で あるこ とか ら、番号 法の規定は、一般法の規定に優先して適用
される。 一方、 特定 個人情報 に関して番号法に特段の規定がない事項に
ついては、一般法の規定が適用される。
⑵
番号法と個人情報保護条例との関係
一般に 、法律 は条 例 に優先して適用されることから、特定個人情報に
関する番 号法の 特例 規定は、 個人情報保護条例の規定に優先して適用さ
れる。一 方、特 定個 人情報に 関して番号法に特段の規定がない事項につ
いては、個人情報保護条例の規定が適用される。
また、 番号法 によ り 行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人
情報保護 法の規 定を 読み替え て適用することとされている部分があるこ
と等を踏 まえ、 番号 法第31条においては、地方公共団体 等が保有する特
定個人情 報の適 正な 取扱いを 確保し、また、地方公共団体等が保有する
特定個人 情報の 開示 、訂正、 利用の停止、消去及び提供の停止を実施す
るために、必要な措置を講ずるものとしている。
したが って、 地方 公 共団体においては、これらに対応するため、個人
情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。
⑶
本ガイドラインの位置付け
本ガイドライ ンは 、 特定個人情報の適正 な取扱いについての具体的な
指針を定めるものである。
また、 特定個 人情 報 に関し、番号法に特段の規定がなく一般法又は個
人情報保 護条例 が適 用される 部分については、一般法を基に定められて
いる指針 等(「 行政 機関の保 有する個人情報の適切な管理のための措置
に関する 指針に つい て」(平成16年9月 14日総管情第84号総務省行政管
理局長通 知)、 「独 立行政法 人等の保有する個人情報の適切な管理のた
めの措置 に関す る指 針につい て」(平成 16年9月14日総管情第85号総務
省行政管 理局長 通知 )及び「 地方公共団体における個人情報保護対策に
ついて」(平成15年 6月16日総行情第91号総務省政策統括官通知)等を
いい、以下「指針等」という。)を遵守することを前提としている。
第3-4 番号法の特定個人情報に関する保護措置
⑴ 保護措置の概要
個人番 号は、 社会 保 障、税及び災害対策の分野において、個人情報を
複数の機 関の間 で紐 付けるも のであり、住民票を有する全ての者に一人
一番号で 重複の ない ように、 住民票コードを変換して得られる番号であ
る。した がって 、個 人番号が 悪用され、又は漏えいした場合、個人情報
の不正な追跡・突合が行われ、個人の権利利益の侵害を招きかねない。
そこで 、番号 法に お いては、特定個人情報について、一般法 よりも厳
格な各種 の保護 措置 を設けて いる。この保護措置は、「特定個人情報の
8
利用制限 」、「 特定 個人情報 の安全管理措置等」及び「特定個人情報の
提供制限等」の三つに大別される。
ア
特定個人情報の利用制限
番号法においては、個人番号を利用することができる範囲について 、
社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務に限定している(番号
法第9条及び別表第1)。また、行政機関個人情報保護法及び独立行
政法人等個人情報保護法の読替え又は適用除外の規定を置き(同法 第
29条第1項及び第2項)、本来の利用目的以外の目的で例外的に特定
個人情報を利用することができる範囲について、行政機関個人情報保
護法及び独立行政法人等個人情報保護法における個人情報の利用の場
合よりも限定的に定めている。
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関
等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる
場合がある。
さらに、個人番号利用事務等実施者に対し、必要な範囲を超えた特
定個人情報ファイルの作成を禁止している(同法第28条)。
イ
特定個人情報の安全管理措置等
行政機関等については、行政機関個人情報保護法及び独立行政法人
等個人情報保護法に基づき、保有個人情報の安全管理措置を講じなけ
ればならず、個人情報の取扱いの委託を受けた者にも同様の義務が課
されている(行政機関個人情報保護法第6条、独立行政法人等個人情
報保護法第7条)。また、行政機関等の職員又は受託業務に従事して
いる者は、個人情報を 漏えいし 又は不当な目的に利用することが禁止
されている(行政機関個人情報保護法第7条、独立行政法人等個人情
報保護法第8条)。
地方公共団体等につい ては、個人情報保護条例の定めるところによ
る。
番号法においては、こ れらに加え、個人番号(生存する個人のもの
だけでなく死者のものも含む。)について安全管理措置を講ずること
とされている(番号法第12条)。
また、個人番号利用事 務等を再委託する場合には委託者による再委
託 の許諾を要件とする(同法第10条)とともに、委託者の委託先に対
する監督義務を課している(同法第11条)。さらに、委託を受けた者
及び再委託を受けた者は、個人番号利用事務等実施者になることを明
確にし(同 法第2条第12項及び第13項)、これらの者も番号法におけ
る個人番号の安全管理措置を講じなければならないこととしている
(同法第12条)。
9
ウ
特定個人情報の提供制限等
行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法は、保
有個人情報について、法令の規定に基づく場合等を除くほか、本人の
同意を得ないで、第三者に提供することを認めていない(行政機関個
人情報保護法第8条、独立行政法人等個人情報保護法第9条)。
地方公共団体等 につい ては、個人情報保護条例の定めによっている 。
番号法においては、特定個人情報の提供について、個人番号の利用
制限と同様に、一般法における個人情報の提供の 場合よりも限定的に
定 めている(番号法第19条)。また、何人も、特定個人情報の提供を
受 けることが認められている場合を除き、他人( 自己と同一の世帯に
属 する者以外の者をいう。同 法第20条において同じ。)に対し、個人
番号の提供を求めてはならない(同法第15条)。
さらに、特定個人情報の収集又は 保管についても同様の制限を定め
ている(同法第20条)。
なお、本人から個人番号の提供を受ける場合には、本人確認を義務
付けている(同法第16条)。
⑵
委員会による監視・監督
委員会 は、特 定個 人 情報の取扱いに関する監視・監督を行うため、次
に掲げる権限を有している。
・ 個人 番号利 用事 務等実施者に対し、 特定個人情報の取扱いに関し、
必要な 指導及 び助 言 をすることができる。この場合において、特定個
人情報 の適正 な取 扱 いを確保するために必要があると認めるときは、
当該特 定個人 情報 と 共に管理されている特定個人情報以外の個人情報
の取扱 いに関 し、 併 せて指導及び助言をすることができる(番号法第
50条)。
・ 特定 個人情 報の 取扱いに関して法令 違反行為が行われた場合におい
て、そ の適正 な取 扱 いの確保のために必要があると認めるときは、当
該違反 行為を した 者 に対し、期限を定めて、当該違反行為の中止その
他違反 を是正 する た めに必要な措置をとるべき旨を勧告することがで
きる(同法第51条第1項)。
・ 勧告 を受け た者 が正当な理由なく勧 告に係る措置をとらなかったと
きは、 その者 に対 し 、期限を定めて、勧告に係る措置をとるべきこと
を命ずることができる(同条第2項)。
・ さら に、特 定個 人情報の取扱いに関 して法令違反行為が行われた場
合にお いて、 個人 の 重大な権利利益を害する事実があるため緊急に措
置をと る必要 があ る と認めるときは、当該違反行為をした者に対し、
期限を 定めて 、当 該 違反行為の中止その他違反を是正するために必要
な措置をとるべき旨を命ずることができる(同条第3項)。
・ 特定 個人情 報を 取り扱う者その他の関係者に対し、特定個人情報の
10
取扱い に関し 、必 要 な報告若しくは資料の提出を求めること又は立入
検査を行うことができる(同法第52条)。
⑶
罰則の強化
行政機 関個人 情報 保 護法、独立行政法人等個人情報保護法、 「住民基
本台帳法」(昭和42年法律第81号)、「 国家公務員法」(昭和22年法律
第120号)及び「地 方公務 員法」(昭和25年法律第261号) においては、
正当な理 由なく 個人 情報ファ イルを提供したとき、不正な利益を図る目
的で保有 個人情 報を 提供又は 盗用したとき、職務上知り得た秘密を漏え
い又は盗 用した とき 等に罰則が科されることとされているが、番号法に
おいては 、類似 の刑 の上限が 引き上げられている等罰則が強化されてい
る(番号法第67条から第75条まで)。
なお、 次表① から ⑥ までは、日本国外においてこれらの罪を犯した者
にも適用される(同法第76条)。
同種法律における類似規定の罰則
行政機関個人
項
番
行為
番号法
情報保護法
[独立行政法
人等個人情報
住民基本
国家公務員法
台帳法
[地方公務員法]
保護法]
①
個人番号利用事務
4年以下の
等に従事する者又
懲役若しく
は従事していた者
は 200 万 円
が、正当な理由な
以下の罰金
く、特定個人情報
又は併科
ファイルを提供
(第67条)
3年以下の
②
上記の者が、不正
懲役若しく
な利益を図る目的
は 150 万 円
で、個人番号を提
以下の罰金
供又は盗用
又は併科
(第68条)
2年以下の懲
役 又 は 100 万
円以下の罰金
-
-
( 第 53 条 [ 第
50条])
1年以下の懲
役又は50万円
以下の罰金
( 第 54 条 [ 第
51条])
2年以下の懲
役 又 は 100 万
円以下の罰金
-
(第42条)
情報提供ネットワ
ークシステムの事
務に従事する者又
③
は従事していた者
同上
が、情報提供ネッ
(第69条)
-
トワークシステム
に関する秘密を漏
えい又は盗用
11
同上
(第42条)
-
同種法律における類似規定の罰則
行政機関個人
項
行為
番
番号法
情報保護法
[独立行政法
人等個人情報
住民基本
国家公務員法
台帳法
[地方公務員法]
保護法]
人を欺き、人に暴
④
行を加え、人を脅
3年以下の
迫し、又は、財物
懲 役 又 は
の窃取、施設への
150 万 円 以
侵入、不正アクセ
下の罰金
ス等により個人番
(第70条)
-
-
-
-
-
号を取得
国 の 機 関 の 職 員
⑤
が、職権を濫用し
2年以下の
1年以下の懲
て、専らその職務
懲 役 又 は
役又は50万円
の用以外の用に供
100 万 円 以
以下の罰金
する目的で、特定
下の罰金
( 第 55 条 [ 第
個人情報が記録さ
(第71条)
52条])
れた文書等を収集
1年以下の懲
役又は50万円
委 員 会 の 委 員 等
⑥
が、職務上知り得
同上
た秘密を漏えい又
(第72条)
-
は盗用
1年以下の懲
以下の罰金
役又は30万円
( 第 109 条 柱
以下の罰金
書、同条第12
(第44条)
号 [ 第 60 条 柱
書、同条第2
号])(注)
2年以下の
⑦
委員会から命令を
懲 役 又 は 50
受けた者が、委員
万円以下の
会の命令に違反
罰金
1年以下の懲
-
⑧
虚偽の報告、虚偽
の資料提出、検査
拒否等
1年以下の
-
30万円以下の
懲 役 又 は 50
万円以下の
以下の罰金
(第43条)
(第73条)
委員会に対する、
役又は50万円
-
罰金
罰金
(第46条、第
-
47条)
(第74条)
6月以下の
⑨
偽りその他不正の
懲 役 又 は 50
手段により個人番
万円以下の
号カード等を取得
罰金
30万円以下の
-
罰金
-
(第46条)
(第75条)
(注)改正地方公務員法が、平成26年4月25日に成立し、同年5月14日に公布(公布
日から起算して2年を超えない範囲において政令で定める日から施行)。
12
第3-5 特定個人情報保護のための主体的な取組について
行政機関等及び地方公共団体等は、番号法等関係法令並びに本ガイドラ
イン及び指針等に従い、特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具
体的な方策について検討し、実践するとともに、国民・住民等の意見、事
務の実態、技術の進歩等を踏まえ、点検・見直しを継続的に行う体制を主
体的に構築することが重要である。
第3-6 特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応
特定個人情報の漏えい事案等が発生した場合の対応については、別に定
める。
第3-7 本ガイドラインの見直しについて
本ガイドラインについては、社会情勢の変化、国民意識の変化等諸環境
の変化に加え、個人情報の保護に関する技術の進歩及び国際動向も踏まえ
つつ、必要に応じ見直しを行うものとする。
13
第4 各論
第4-1 特定個人情報の利用制限
第4-1-⑴ 個人番号の利用制限
(関係条文)
・番号法 第9条、第29条第1項、第2項
・行政機関個人情報保護法 第3条第2項、第8条
・独立行政法人等個人情報保護法 第3条第2項、第9条
1
個人番号の原則的な取扱い
個人番号 ( 注 ) は、番号法があらかじめ限定的に定めた事務の範囲の中から、
具体的な利用目的を特定した上で、利用するのが原則である。
行政機関等及び地方公共団体等が個人番号を利用するのは、個人番号利用
事務、個人番号関係事務及び各議院審査等番号法第19条第11号から第14号ま
でに基づき特定個人情報の提供を受けた目的を達成するために必要な限度で
利用する事務である。
また、金融機関に該当する独立行政法人等は、激甚災害の場合等に、個人
番号関係事務のために保管している個人番号を金銭の支払のために利用する
ことができる。
行政機関等は、行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護
法とは異なり、本人の同意があったとしても、例外として認められる場合を
除き( 2 参照)、これらの事務以外で個人番号を利用してはならない。地方
公共団体等も同様である。
(注)「個人番号」には、個人番号に対応して、当該個人番号に代わって用いられる
番号等も含まれる(番号法第2条第8項)。例えば、数字をアルファベットに読み
替えるという法則に従って、個人番号をアルファベットに置き換えた場合であって
も、当該アルファベットは「個人番号」に該当することとなる。一方、基礎年金番
号、システムで使用している住民番号、職員番号等(個人番号を一定の法則に従っ
て変換したものではないもの)は、「個人番号」には該当しない。
A 個人番号を利用することができる事務の範囲
a 個人番号利用事務(番号法第9条第1項及び第2項)
個人番 号利用 事務 と は、行政機関等、地方公共団体等その他の者が、
法令に基 づき行 う社 会保障、 税及び災害対策に関する特定の事務におい
て、保有 してい る個 人情報の 検索、管理のために個人番号を利用するこ
とをいい、 番号法別 表第1の下欄に個人番号利用事務が列挙されている 。
また、 地方公 共団 体 の場合は、同法別表第1に掲げられていない事務
であって も、同法第 9条第2項に基づき、社会保障、地方税又は防災に
関する事 務その 他こ れらに類 する事務のうち、個人番号を利用すること
14
を条例で定めるものについて、個人番号を利用することができる。
*
甲市が行っている乳幼児医療手当給付事務は、番号法別表第1に掲げられてい
ない事務であるが、同法第9条第2項に基づき、当該事務において個人番号を利
用する旨の条例を制定して、当該手当の申請書に記載された当該申請者の個人番
号を利用して甲市のデータベースから当該申請者の必要なデータを検索する場合
は、この事務は個人番号利用事務に当たる。
都道府 県及び 市町 村(特別区を含む。以下同じ。)は、地域の総合的
な行政主 体とし て社 会保障、地方税 又は防災に関する複数の事務を同一
の機関で 処理し てお り、個人 情報保護条例の規定の下、複数の事務間に
おいて相 互に個 人情 報の授受 がなされているところもある。これと同様
に、特定 個人情 報に ついても 、番号法別表第1に掲げられている事務を
処理する ために 必要 な場合に 複数の事務間で特定個人情報を移転し、そ
の検索、 管理を 行う ために個 人番号を利用する場合が想定される。この
ような場 合には 、同 一機関内 であっても複数事務間で特定個人情報の移
転を行う ことと なる ことから、同法第9条第2項に基づく条例を定める
必要があると解されている。
なお、地方公 共団 体 において、同法第 9条第2 項に基づき、条例で個
人番号を 利用す るこ とができ ることとした事務について、当該事務の根
拠を定め る条例 にお いて書面 の提出を義務付けている場合があるが、こ
の場合で あって 、同 項に基づ く特定個人情報の移転に係る条例を定める
場合に、 当該特 定個 人情報と 同一の内容の情報を含む書面の提出を不要
と判断す るとき は、 当該書面 の提出を義務付けている条例等を改正等す
る必要がある。
行政機 関等又 は地 方 公共団体等から個人番号利用事務の全部又は一部
の委託を 受けた 者は 、個人番 号利用事務を行うことができる。この場合
において 、当該 委託 を受けた 者は、委託に関する契約の内容に応じて、
本ガイドラインが適用されることとなる。
b
個人番号関係事務(番号法第9条第3項)
個人番 号関係 事務 と は、「国家公務員共済組合法」(昭和33年法律第
128号)、「地方 公 務員等 共済組合法」 (昭和37年法律第152号)、 所得
税法その 他の法 令又 は条例の 規定により、個人番号利用事務の処理に関
し必要な 限度で 他人 の個人番 号を利用して行う事務をいう。例えば、所
得税法の 規定に 基づ き、職員 の個人番号を給与所得の源泉徴収票に記載
して、税務署長に提出する事務等が該当する。
なお、 行政機 関等 又 は地方公共団体等から個人番号関係事務の全部又
は一部の委託を受けた者は、個人番号関係事務を行うことができる。
15
*
給 与 受 給 者で あ る 職 員が 、 所 得 税法 第 194条第 1 項 の規 定 に 従 っ て、 扶 養親
族の個人番号を扶養控除等申告書に記載して、勤務先である行政機関等又は地方
公共団体等に提出することは個人番号関係事務に当たる。
c
各議院審査等番号法第19条第11号から第14号までに基づき特定個人情
報の提供を受けた目的を達成するために必要な限度で利用する事務
(番号法第9条第5項)
番号法 第19条第11号 から第14号までの規定に基づき特定個人情報の提
供を受けた者(第4 -3-⑵ 2 Bj~m参照)は、その提供を受けた目
的を達成するために必要な限度で個人番号を利用することができる。
B
利用目的以外の目的のための個人番号の利用禁止(番号法第29条第1項
により読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第8条第1項、番
号法第29条第2項により読み替えて適用される独立行政法人等個人情報
保護法第9条第1項)
個人番号の利用目的はできる限り特定及び明示がされなければならず、
原則として個人番号は特定された利用目的の範囲内で利用されることとな
る。
*
行政機関等及び地方公共団体等は、個人番号利用事務において申請者から個人番
号の提供を受ける際に、当該個人番号を番号法第19条第7号及び第8号に基づい
て他の個人番号利用事務実施者に提供する場合があることは、明示する必要はない。
一般法は、法令に基づく場合又は本人の同意がある場合等は、個人情報
を利用目的以外の目的のために利用することができることとしているが、
番号法は、例外として認められる二つの場合を除き( 2 参照)、特定個人
情報を利用目的以外の目的のために利用してはならないと定めている。
したがって、個人番号についても利用目的以外の目的のために利用して
はならない。
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と
同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合があ
る。
2
例外的な取扱いができる場合
番号法では、次に掲げる場合に、例外的に利用目的以外の目的のための個
人番号の利用を認めている。
a
金融機関に該当する独立行政法人等が激甚災害時等に金銭の支払を行う
場合(番号法第9条第4項、第29条第2項により読み替えて適用される
16
独立行政法人等個人情報保護法第9条第1項、番号法施行令 ( 注 ) 第10条)
金融機関に該当する独立行政法人等は、「激甚災害に対処するための特
別の財政援助等に関する法律」(昭和37年法律第150号)第2条第1項の激
甚災害が発生したとき、又は「災害対策基本法」(昭和36年法律第223号)
第63条第1項その他内閣府令で定める法令の規定により一定の区域への立
入りを制限、禁止され、若しくは当該区域からの退去を命ぜられたときに、
支払調書の作成等の個人番号関係事務を処理する目的で保有している個人
番号について、顧客に対する金銭の支払を行うという別の目的のために、
顧客の預金情報等の検索に利用することができる。
(注)番号法施行令とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利
用等に関する法律施行令」(平成26年政令第155号)をいう(以下同じ。)。
b
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人
の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難である場合(番号法第
29条第1項又は第2項により読み替えて適用される行政機関個人情報保
護法第8条第2項第1号又は独立行政法人等個人情報保護法第9条第2
項第1号)
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人
の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、行政機関
等は、個人番号利用事務等を処理する目的で保有している個人番号につい
て、人の生命、身体又は財産を保護するために利用することができる。
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と
同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合があ
る。
17
第4-1-⑵ 特定個人情報ファイルの作成の制限
(関係条文)
・番号法 第28条
●
特定個人情報ファイルの作成の制限(番号法第28条)
行政機関等及び地方公共団体等その他個人番号利用事務等に従事する者が、
特定個人情報ファイルを作成することができるのは、個人番号利用事務等を
処理するために必要な場合、又は番号法第19条第11号から第14号までのいず
れかに該当して特定個人情報を提供し、又はその提供を受けることができる
場合に限定されており、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成し
てはならない。
18
第4-2 特定個人情報の安全管理措置等
第4-2-⑴ 委託の取扱い
(関係条文)
・番号法 第10条、第11条
・行政機関個人情報保護法 第6条
・独立行政法人等個人情報保護法 第7条
1
委託先の監督(番号法第11条、行政機関個人情報保護法第6条、独立行政
法人等個人情報保護法第7条)
A 委託先における安全管理措置
行政機関個人情報保護法第6条第2項において、委託を受けた者は、保
有個人情報の安全管理措置を講ずることを義務付けられている(独立行政
法人等個人情報保護法第7条第2項においても同じ。)。
地方公共団体等については、個人情報保護条例の定めによっている。
これに加え、番号法は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をす
る者は、委託した個人番号利用事務等で取り扱う特定個人情報の安全管理
措置が適切に講じられるよう「委託を受けた者」に対する必要かつ適切な
監督を行わなければならないとしている。
このため、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする行政機関等
及び地方公共団体等は、「委託を受けた者」において、番号法に基づき個
人番号利用事務等を行う行政機関等及び地方公共団体等が果たすべき安全
管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなけれ
ばならない。
なお、「委託を受けた者」を適切に監督するために必要な措置を講じず、
又は、必要かつ十分な監督義務を果たすための具体的な対応をとらなかっ
た結果、特定個人情報の漏えい等が発生した場合、番号法違反と判断され
る可能性がある。
B
必要かつ適切な監督
「必要かつ適切な監督」には、①委託先の適切な選定、②委託先に安全
管理措置を遵守させるための必要な契約の締結、③委託先における特定個
人情報の取扱状況の把握が含まれる。
委託先の選定については、個人番号利用事務等を行う行政機関等及び地
方公共団体等は、委託先において、番号法に基づき当該行政機関等及び地
方公共団体等が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否か
について、あらかじめ確認しなければならない。具体的な確認事項として
は、委託 先の設 備、 技術水準 、従業者 ( 注 ) に対する監督・教育の状況、そ
の他委託先の経営環境等が挙げられる。
委託契約の締結については、契約内容として、秘密保持義務、事業所内
19
からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、
再委託における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託
契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、特定個人情報を取り扱う従業
者の明確化、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報
告を求める規定を盛り込むとともに、行政機関等及び地方公共団体等にお
いて必要があると認めるときは委託先に対して実地の調査を行うことがで
きる規定等を盛り込まなければならない。
(注)「従業者」とは、事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受け
て事業者の業務に従事している者をいう。具体的には、従業員のほか、取締役、
監査役、理事、監事、派遣社員等を含む。
2 再委託(番号法第 10 条、第 11 条)
A 再委託の要件(第10条第1項)
個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」は、当該個人
番号利用事務等の委託をした者の許諾を得た場合に限り、再委託をするこ
とができる。
*
市役所甲が、保険給付の支給に関する事務(個人番号利用事務)の一部を、事業
者乙に委託している場合、乙は、「当該個人番号利用事務等の委託をした者」であ
る市役所甲の許諾を得た場合に限り、同事務を別の事業者丙に委託することができ
る。
B
再委託の効果(第10条第2項)
再委託を受けた者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受
けた者」とみなされ、再委託を受けた個人番号利用事務等を行うことがで
きるほか、最初に当該個人番号利用事務等の委託をした者である行政機関
等又は地方公共団体等の許諾を得た場合に限り、その事務を更に再委託す
ることができる。
このように、行政機関等又は地方公共団体等が許諾を与えることが個人
番号利用事務等の再委託の要件とされていることから、行政機関等及び地
方公共団体等は、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個
人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判
断しなければならない。
*
更に再委託をする場合も、その許諾を得る相手は、最初に当該個人番号利用事務
等の委託をした行政機関等又は地方公共団体等である。
したがって、個人番号利用事務等が、行政機関等又は地方公共団体等→甲→乙→
丙→丁と順次委託される場合、丙は、最初に当該個人番号利用事務等の委託をした
者である行政機関等又は地方公共団体等の許諾を得た場合に限り、別の事業者丁に
20
再委託を行うことができる。更に再委託が繰り返される場合も同様である。
なお、乙は丙を監督する義務があるため、乙・丙間の委託契約の内容に、丙が再
委託する場合の取扱いを定め、再委託を行う場合の条件、再委託した場合の乙に対
する通知義務等を盛り込む。
C
再委託先の監督(第11条)
1 Aにおける「委託を受けた者」とは、行政機関等又は地方公共団体等
が直接委託する事業者を指すが、行政機関等又は地方公共団体等→甲→乙
→丙→丁と順次委託される場合、甲に対する行政機関等又は地方公共団体
等の監督義務の内容には、再委託の適否だけではなく、甲が乙、丙、丁に
対して必要かつ適切な監督を行っているかどうかを監督することも含まれ
る。したがって、行政機関等又は地方公共団体等は甲に対する監督義務だ
けではなく、再委託先である乙、丙、丁に対しても間接的に監督義務を負
うこととなる。
21
第4-2-⑵ 安全管理措置
(関係条文)
・番号法 第12条
・行政機関個人情報保護法 第6条、第7条
・独立行政法人等個人情報保護法 第7条、第8条
●
安全管理措置(番号法第12条、行政機関個人情報保護法第6条、第7条、
独立行政法人等個人情報保護法第7条、第8条)
個人番号利用事務等実施者は、個人番号(生存する個人のものだけでなく
死者のものも含む。)の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適
切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
また、行政機関等は、保有個人情報である特定個人情報の漏えい、滅失又
は毀損の防止その他の保有個人情報である特定個人情報の適切な管理のため
に必要な措置を講じなければならない。
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同
様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。
行政機関等及び地方公共団体等は、安全管理措置の検討に当たり、番号法
及び行政機関個人情報保護法等関係法令並びに本ガイドライン(「(別添)
特定個人情報に関する安全管理措置(行政機関等・地方公共団体等編)」を
含む。)及び指針等を遵守することを前提とする。
また、行政機関等及び地方公共団体等は、個人のプライバシー等の権利利
益に影響を与え得る特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスク
を軽減するための措置として特定個人情報保護評価書に記載した全ての措置
を講ずるものとする。
※
安全管理措置の具体的な内容については、「(別添)特定個人情報に関する安全
管理措置(行政機関等・地方公共団体等編)」を参照のこと。
22
第4-3 特定個人情報の提供制限等
第4-3-⑴ 個人番号の提供の要求
(関係条文)
・番号法 第14条
1
提供の要求(番号法第14条第1項)
行政機関等及び地方公共団体等は、個人番号利用事務等を行うため、本人
又は他の個人番号利用事務等実施者から個人番号の提供を受ける必要がある。
番号法第14条第1項は、個人番号利用事務等実施者が個人番号の提供を求め
るための根拠となる規定である。
個人番号利用事務等実施者は、本条により、個人番号利用事務等を処理す
るために必要がある場合、本人又は他の個人番号利用事務等実施者に対し個
人番号の提供を求めることとなる。
2
提供を求める時期
個人番号利用事務等実施者は、個人番号利用事務等を処理するために必要
があるときに個人番号の提供を求めることとなる。
*
行政機関等及び地方公共団体等の場合、個人番号利用事務に関しては、本人が申
請・届出等を行う時点で個人番号の提供を求めることが一般的である。
3
地方公共団体情報システム機構に対する提供の要求(番号法第14条第2項、
番号法施行令第11条)
個人番号利用事務実施者(住民基本台帳法別表第1から別表第4までの上
欄に掲げる者に限る。)は、個人番号利用事務を処理するために必要がある
ときは、住民基本台帳法第30条の9から第30条の12までの規定により、地方
公共団体情報システム機構に対し、同法第30条の9に規定する機構保存本人
確認情報の提供を求めることができる。
23
第4-3-⑵ 個人番号の提供の求めの制限、特定個人情報の提供制限
(関係条文)
・番号法 第15条、第19条、第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第
3項まで
・行政機関個人情報保護法 第8条
・独立行政法人等個人情報保護法 第9条
1
提供の求めの制限(番号法第15条)
何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受け
ることができる場合を除き、他人 ( 注 ) の個人番号の提供を求めてはならない。
*
行政機関等及び地方公共団体等は、給与の源泉徴収事務を処理する目的で、給与
受給者である職員に対し、個人番号の提供を求めることとなる(番号法第19条第3
号に該当)。一方、職員の人事評価等を管理する目的で、個人番号の提供を求めて
はならない。
( 注 ) 番 号 法 第 15条 及 び 第 20条 に お い て 、 他 人 と は 「 自 己 と 同 一 の 世 帯 に 属 す る 者 以
外の者」であり、子、配偶者等の自己と同一の世帯に属する者に対しては、同法第
19条各号のいずれかに該当しなくても、個人番号の提供を求めることができる。
2
特定個人情報の提供制限(番号法第19条)
何人も、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を「提供」
してはならない。
A
「提供」の意義について
行政機関等の場合は、当該行政機関等を超えて特定個人情報が移動する
ことが「提供」である。
地方公共団体の場合は、当該地方公共団体から他の地方公共団体や行政
機関等へ特定個人情報が移動することが「提供」であり、同一地方公共団
体内の異なる機関に特定個人情報が移動することも「提供」に当たる。
*
「提供」に当たらない場合
甲市の市長部局にある税務課から、同じ市長部局にある福祉課に特定個人情報が
移転する場合は、同じ甲市市長部局内であるから、「提供」には当たらず、「利用」
となる(第4-1-⑴ 1 Aa参照)。
*
「提供」に当たる場合
甲市の市長部局にある市民課から、甲市教育委員会に特定個人情報が移動する場
合は、同一地方公共団体内の異なる機関に特定個人情報が移動することから、「提
24
供」に当たる。なお、この場合、番号法第19条第7号に基づく情報連携によらず
甲市教育委員会が特定個人情報の提供を受けるためには、同条第9号に基づき、甲
市教育委員会に対し特定個人情報を提供する旨の条例が定められる必要がある。
B
特定個人情報を提供できる場合(番号法第19条第1号から第14号まで)
特定個人情報を提供できる場合として、番号法第19条各号が定めている
もののうち行政機関等及び地方公共団体等が関わるものは、次のとおりで
ある。
a
個人番号利用事務実施者からの提供(第1号)
個人番 号利用 事務 実 施者が、個人番号利用事務を処理するために、必
要な限度 で本人 、代 理人又は 個人番号関係事務実施者に特定個人情報を
提供する場合である。
*
市町村長(個人番号利用事務実施者)は、本条を根拠として住民税を徴収(個
人番号利用事務)するために、事業者(個人番号関係事務実施者:特別徴収によ
る住民税の納入事務)に対し、その従業員等の個人番号と共に特別徴収税額を通
知することができる。
b
個人番号関係事務実施者からの提供(第2号)
個人番 号関係 事務 実 施者は、個人番号関係事務を処理するに当たり、
必要な限度で特定個人情報を提供することとなる。
*
行政機関等又は地方公共団体等(個人番号関係事務実施者)は、所得税法第
226条第 1 項 の 規 定 に 従 っ て、 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収票 の 提 出 と い う 個 人 番号関
係事務を処理するために、職員の個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を
2通作成し、1通を税務署長に提出し、他の1通を本人に交付することとなる。
*
給与受給者である職員は、扶養控除等申告書の提出という個人番号関係事務を
処理するために、勤務先である行政機関等又は地方公共団体等(個人番号関係事
務実施者)に対し、その扶養親族の個人番号を記載した扶養控除等申告書を提出
することとなる(この場合、職員は個人番号関係事務実施者となる。)。
c
本人又は代理人からの提供(第3号)
本人又 はその 代理 人 は、個人番号利用事務等実施者に対し、本人の個
人番号を含む特定個人情報を提供することとなる。
本人又 はその 代理 人からの特定個人情報の提供により、行政機関等又
は地方公 共団体 等は 個人番号の提供を受け、それを個人番号利用事務の
ために利用することができる。
25
d
機構による個人 番号の提供(第4号、第14条第2項、番号法施行令第
11条)
地方公 共団体 情報 シ ステム機構は、番号法第14条第2項の規定に基づ
き、個人 番号利 用事 務実施者 (住民基本台帳法別表第1から別表第4ま
での上欄 に掲げ る者 に限る。 )に個人番号を含む機構保存本人確認情報
を提供することができる。
e
委託、合併に伴う提供(第5号)
特定個 人情報 の取 扱 いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事
由(市町村 合併や機 関の統廃合等)による事務の承 継が行われたときは 、
特定個人情報を提供することが認められている。
f
住民基本台帳法上の規定に基づく提供(第6号、番号法施行令第19条)
住民基 本台帳 法第30条の6第1項(市町村長から都道府県知事への本
人確認情 報の通 知等 )の規定 その他番号法施行令 で定める同法の規定に
基づき、特定個人情報を提供することができる。
なお、 「そ の他番号 法施行令で定める同法の規定」は、 同法第12条第
5項(本人等の請求による住民票の写し等の交付)(同法第30条の51の
規定(外国人住民についての適用の特例)により読み替えて適用する場
合を含む。)、第30条の7第1項(都道府県知事から機構への本人確認
情報の通知等)、第30条の32第2項(自己の本人確認情報の開示)及び
主務省令で定める規定である。
*
市町村長は、転入者について、住民票に記載した後、住民基本台帳法第30条
の6第1項の規定に基づき、当該転入者の個人番号を含む本人確認情報を都道府
県知事に通知することとなる。
g
情報提供ネットワークシステムを通じた提供(第7号、番号法施行令
第21条)
情報照 会者が 、情 報 提供者に対し、番号法別表第2の第2欄に掲げる
事務を処 理する ため に必要な 同表の第4欄に掲げる特定個人情報(情報
提供者の 保有す る特 定個人情 報ファイルに記録されたものに限る。)の
提供を求 めた場 合に おいて、 情報提供者は、情報提供ネットワークシス
テムを使 用して 当該 特定個人 情報を提供することができる(第4-3-
⑶参照)。
h
国税・地方税法令に基づく国税連携及び地方税連携による提供(第8
号、番号法施行令第22条、第23条)
「 地 方 税 法 」 ( 昭 和 25年 法 律 第 226号 ) 第 46条 第 4 項 若 し く は 第 5 項
(個人の 道府県 民税 の賦課徴 収に関する報告等)、第48条第7項(個人
26
の道府県 民税に 係る 徴収及び 滞納処分の特例)、第72条の58(道府県知
事の通知義務)、第317条(市町村による所得の計算の通知)若しくは第
325条(所得税又は法人税に関する書類の供覧等)の規定その他番号法施
行令で定 める同 法又 は国税に 関する法律の規定により、国税庁長官が都
道府県知 事若し くは 市町村長 に国税に関する特定個人情報を提供する場
合又は都 道府県 知事 若しくは 市町村長が国税庁長官若しくは他の都道府
県知事若 しくは 市町 村長に地 方税に関する特定個人情報を提供する場合
において 、その 特定 個人情報 の安全を確保するために必要な措置を講じ
ているときは、それぞれ特定個人情報を提供することができる。
なお、 「その 他番号法施行令で定める同法の規定」は、番号法施行令
第22条で定めら れて おり、地方税法 第48条第2項(個人の道府県民税に
係る徴収 及び滞 納処 分の特例 )、第72条の59(所得税又は道府県民税に
関する書類の供覧等)、第294条第3項(市町村民税の納税義務者等)及
び主務省令で定める規定である。
「特定 個人情 報の 安 全を確保するために必要な措置」 は、 番号法施行
令第23条で定め られ ており、①特定個人情報の提供を受ける 者の名称、
特定個人 情報の 提供 の日時及 び提供する特定個人情報の項目その他主務
省令で定 める事 項を 記録し、 並びにその記録を7年間保存すること、②
提供する 特定個 人情 報が漏え いした場合において、その旨及びその理由
を遅滞な く委員 会に 報告する ために必要な体制を整備するとともに、提
供を受け る者が 同様 の体制を 整備していることを確認すること並びに③
これらのほか特定個人情報の安全を確保するために必要な措置として
「行政手 続にお ける 特定の個 人を識別するための番号の利用等に関する
法律施行 規則」 (平 成26年内閣府・ 総務省令第3号。以下「 番号法施行
規則」という。)で定める措置をいう。
*
甲 市 長 は 、地 方 税 法 第315条 第 1号 た だ し 書の 規 定 に 基づ き 、 甲 市内 に 住所
を有する個人の所得税に係る申告書に記載されている金額が過少であると認めら
れた場合に、自ら調査し、その調査に基づいて自ら所得を計算して市民税を課し
たときに、その特定個人情報の安全を確保するための必要な措置を講じた上で、
同 法 第317条 の 規 定 に 基 づ き、 そ の 市 の 区 域 を 管 轄す る 乙 税 務 署 長 に 対 して、
その個人の総所得金額等を当該個人の個人番号と共に通知することとなる。
ⅰ
地方公共団体の他の機関に対する提供(第9号)
地方公 共団体 の機 関 は、条例で定めるところにより、その地方公共団
体の他の 機関に 、そ の事務を 処理するために必要な限度で特定個人情報
を提供することができる。
この場 合に おい て、 提供を受ける機関には個人番号を利用する法的根
拠があることが前提とされていることから、提供を受けることのできる
機関は、法令又は条例に基づく個人番号利用事務実施者である必要があ
27
る。
なお、 地方 公共 団体 内の他の機関に特定個人情報を提供するために番
号法第19条第9号に基づく条例を定める場合、同法第9条第2項に基づ
き個人番号を利用することができることとした事務の根拠となる条例に
おいて書面の提出を義務付けているときは、当該特定個人情報と同一の
内容の情報を含む書面の提出を不要とする場合が考えられる。この場合、
当該書面の提出を義務付けている条例等の改正等が必要となる。
*
甲市の市長部局にある税務部門は、甲市教育委員会が個人番号利用事務である
学校保健安全法に基づく医療費用援助に関する事務を処理するため、条例で定め
るところにより、地方税情報を甲市教育委員会に提供することができる。
j
委員会からの提供の求め(第11号)
委員会 が、特 定個 人 情報の取扱いに関し、番号法第52条第1項の規定
により、 特定個 人情 報の提出 を求めた場合には、この求めに応じ、委員
会に対し、特定個人情報を提供しなければならない。
k
各議院審査等その他公益上の必要があるときの提供(第12号、番号法
施行令第26条、同施行令別表)
①各議 院の審 査、 調 査の手続、②訴訟手続その他の裁判所における手
続、③裁 判の執 行、 ④刑事事 件の捜査、⑤租税に関する法律の規定に基
づく犯則 事件の 調査 、⑥会計 検査院の検査が行われるとき、⑦公益上の
必要があ るとき は、 特定個人 情報を提供することができる。⑦の公益上
の必要が あると きは 、番号法 施行令第26条で定められており、「私的独
占の禁止 及び公 正取 引の確保 に関する法律」(昭和22年法律第54号)の
規定によ る犯則 事件 の調査( 番号法施行令別表第2号)、「金融商品取
引法」( 昭和23年法 律第25号)の規定による犯則事件の 調査(同表第4
号)、租 税調査 (同 表第8号 )、個人情報保護法の規定による報告徴収
(同表第19号) 、「犯罪による収益の移転防止に関する 法律」(平成19
年法律第22号)の規定による届出(同表第23号)等がある。
l
人の生命、身体又は財産の保護のための提供(第13号)
人の生 命、身 体又 は 財産の保護のために必要がある場合において、本
人の同意 があり 、又 は本人の 同意を得ることが困難であるときは、特定
個人情報を提供することができる。
m
委員会規則に基づく提供(第14号)
番号法 第19条第1 号 から第13号までに準ずるものとして委員会規則で
定めた場合には、特定個人情報を提供することができる。
28
C
行政機関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法による提供
の制限との違い
行政機関個人情報保護法第8条及び独立行政法人等個人情報保護法第9
条は、保有個人情報について、法令の規定に基づく場合、本人の同意があ
る場合等には、第三者に提供することができることとしている。
一方、番号法においては、他の法令の規定や本人の同意があったとして
も、同法第19条各号に該当する場合を除いて、特定個人情報を提供しては
ならない。
したがって、特定個人情報の提供を求められた場合には、その提供を求
める根拠が、同法第19条各号に該当するものかどうかをよく確認し、同条
各号に該当しない場合には、特定個人情報を提供してはならない。
*
行政機関個人情報保護法等の規定に基づく開示請求、訂正請求又は利用停止請求
において、本人から個人番号を付して請求が行われた場合や本人に対しその個人番
号又は特定個人情報を提供する場合は、番号法第19条各号に定めはないものの、
法の解釈上当然に特定個人情報の提供が認められるべき場合であり、特定個人情報
を提供することができる。
29
第4-3-⑶ 情報提供ネットワークシステムによる特定個人情報の提供
(関係条文)
・番号法 第19条、第21条から第25条まで、第30条
・行政機関個人情報保護法 第8条
・独立行政法人等個人情報保護法 第9条
1 情報提供ネットワークシステムによる特定個人情報の情報連携
A 情報提供ネットワークシステム(番号法第21条)
「情報提供ネットワークシステム」とは、番号法第19条第7号の規定に
基づき、同法第2条第14項に規定する行政機関の長等(行政機関の長、地
方公共団体の機関、独立行政法人等、地方独立行政法人及び地方公共団体
情報システム機構並びに情報照会者及び情報提供者をいう。以下同じ。)
の間で、特定個人情報を安全、効率的にやり取りするための情報システム
であり、総務大臣が、委員会と協議の上、設置し、管理するものである。
行政機関等及び地方公共団体等は、同法第19条第7号の規定及び別表第
2に基づき、情報提供ネットワークシステムを通じて、情報照会者として
他の個人番号利用事務実施者から個人番号利用事務を処理するために必要
な特定個人情報の提供を受け、又は情報提供者として他の個人番号利用事
務実施者に対し特定個人情報を提供することとなる。このような情報のや
り取りを情報連携という。
行政機関の長等においては、それぞれ設置される中間サーバー等(中間
サーバーに相当する機能を有する既存業務システムを含む。)を通じて情
報提供ネットワークシステムにアクセスし、同法別表第2の第4欄に掲げ
られた特定個人情報について、原則としてシステム上自動的に照会・提供
を行うこととなる。したがって、こうしたシステムの管理についての環境
を整備することが必要となる。
また、情報提供ネットワークシステムを使用することができるのは、行
政機関の長等に限られる。したがって、行政機関等及び地方公共団体等か
ら個人番号利用事務の委託を受けた者(法令の規定により、同法別表第2
の第2欄に掲げる事務の全部又は一部を行うこととされている者及び同表
の第4欄に掲げる特定個人情報の利用又は提供に関する事務の全部又は一
部を行うこととされている者を除く。)は、情報提供ネットワークシステ
ムに接続された端末を操作して情報照会等を行うことはできない。
B
特定個人情報の提供(番号法第22条、番号法施行令第28条)
情報提供者は、番号法第19条第7号の規定により特定個人情報の提供を
求められた場合において、同法第21条第2項の規定による総務大臣からの
通知を受けたときは、番号法施行令で定めるところにより、情報照会者に
対して求められた特定個人情報を提供しなければならない(番号法第22条
第1項)。具体的には、システム上でのやり取りとなることから、同シス
30
テムの管理についての環境を整備することが必要となる。
また、同法第22条第1項の規定による特定個人情報の提供があった場合
において、他の法令の規定により当該特定個人情報と同一の内容の情報を
含む書面の提出が義務付けられているときは、同条第2項の規定により当
該書面の提出があったものとみなされることから、当該書面を提出すべき
者は、当該書面を提出する必要がなくなる。
*
児童扶養手当の支給を受けるには、所得証明書の提出が必要であるが(児童扶養
手当法施行規則第1条第7号)、情報提供ネットワークシステムを通じて所得情報
の提供が行われる場合には、申請者は所得証明書の提出義務を免除される。
2
情報提供等の記録(番号法第23条、番号法施行令第29条)
情報照会者及び情報提供者が、情報提供ネットワークシステムに接続され
たその者の使用する電子計算機に記録し、当該記録を保存しなければならな
い事項として以下の場合があるが、具体的には、システム上で記録されるこ
とから、同システムの管理についての環境を整備することが必要となる。
a
情報照会者及び情報提供者は、番号法第19条第7号の規定により特定個
人情報の提供の求め又は提供があったときは、情報提供ネットワークシス
テムに接続されたその者の使用する電子計算機に次に掲げる事項を記録し、
当該記録を7年間保存しなければならない(番号法第23条第1項)。
一 情報照会者及び情報提供者の名称
二 提供の求めの日時及び提供があったときはその日時
三 特定個人情報の項目
四 一から三までに掲げるもののほか、総務省令で定める事項
b
情報照会者及び情報提供者は、aに規定する事項のほか、当該特定個人
情報の提供の求め又は提供の事実が、次に掲げる事項に該当する場合には、
その旨を情報提供ネットワークシステムに接続されたその者の使用する電
子計算機に記録し、当該記録を7年間保存しなければならない(番号法第
23条第2項)。
一 番号法第30条第1項の規定により、「未成年者又は成年被後見人の法
定代理人」に本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)
を加えた「代理人」と読み替えて適用する行政機関個人情報保護法第14
条に規定する不開示情報に該当すると認めるとき。
二 条例で定めるところにより地方公共団体又は地方独立行政法人が開示
する義務を負わない個人情報に該当すると認めるとき。
三 番号法第30条第3項の規定により、「未成年者又は成年被後見人の法
定代理人」に任意代理人を加えた「代理人」と読み替えて適用する独立
行政法人等個人情報保護法第14条に規定する不開示情報に該当すると認
31
めるとき。
なお、提供される特定個人情報ではない情報提供の求め又は提供の事実
が不開示情報に該当するか否かについては、情報照会者及び情報提供者で
あるそれぞれの行政機関の長等において判断することとなることに留意す
る必要がある。
c
総務大臣は、番号法第19条第7号の規定により特定個人情報の提供の求
め又は提供があったときは、a及びbに規定する事項を情報提供ネットワ
ークシステムに記録し、当該記録を7年間保存しなければならない(番号
法第23条第3項)。
d
情報提供等の記録に記録された特定個人情報については、番号法におい
て、一般法における利用目的以外の目的のために利用することを認める規
定を全て適用除外としており、利用目的以外の目的のために利用すること
はできない(番号法第30条第1項又は第2項により読み替えて適用される
行政機関個人情報保護法第8条第1項及び適用除外とされる同条第2項か
ら第4項まで、番号法第30条第3項により読み替えて適用される独立行政
法人等個人情報保護法第9条第1項及び適用除外とされる同条第2項から
第4項まで、番号法第30条第4項により読み替えて準用される独立行政法
人等個人情報保護法第9条第1項)。
地方公共団体等が保有する情報提供等の記録については、番号法第31条
の規定に基づき、行政機関等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例
の改正等が必要となる場合がある。
3 秘密の管理及び秘密保持義務(番号法第24条、第25条)
a 総務大臣並びに情報照会者及び情報提供者は、情報提供等事務(番号法
第19条第7号の規定による特定個人情報の提供の求め又は提供に関する事
務をいう。)に関する秘密について、その漏えいの防止その他の適切な管
理のために、情報提供ネットワークシステム並びに情報照会者及び情報提
供者が情報提供等事務に使用する電子計算機の安全性及び信頼性を確保す
ることその他の必要な措置を講じなければならない(番号法第24条)。
b
情報提供等事務又は情報提供ネットワークシステムの運営に関する事務
に従事する者又は従事していた者は、その業務に関して知り得た当該事務
に関する秘密を漏らし、又は盗用してはならない(番号法第25条)。
32
第4-3-⑷ 収集・保管制限
(関係条文)
・番号法 第20条
●
収集・保管の制限(番号法第20条)
何人も、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人 ( 注 ) の
個人番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならない。
( 注 ) 番 号 法 第 15条 及 び 第 20条 に お い て 、 他 人 と は 「 自 己 と 同 一 の 世 帯 に 属 す る 者 以
外の者」であり、子、配偶者等の自己と同一の世帯に属する者の特定個人情報は、
同法第19条各号のいずれかに該当しなくても、収集又は保管することができる。
A
収集制限
「収集」とは、集める意思を持って自己の占有に置くことを意味し、例
えば、人から個人番号を記載したメモを受け取ること、人から聞き取った
個人番号をメモすること等、直接取得する場合のほか、電子計算機等を操
作して個人番号を画面上に表示させ、その個人番号を書き取ること、プリ
ントアウトすること等を含む。一方、特定個人情報の提示を受けただけで
は、「収集」に当たらない。
*
市立図書館の利用カードとして個人番号カードを利用する場合において、図書の
貸出し等は個人番号利用事務等ではないため、市立図書館の職員は、個人番号を利
用してはならず、個人番号をコピーしてはならない。
*
甲市役所の職員は、個人番号利用事務以外の業務において、申請者から、本人確
認 書 類と し て 個 人 番 号 カ ー ドを 示 さ れ た 場 合 、 同 カー ド を 利 用 し て 本 人 確認 する
こ と がで き る が 、 同 カ ー ド に記 載 さ れ た 個 人 番 号 を書 き 写 す 又 は 個 人 番 号カ ード
の 個 人番 号 が 記 載 さ れ た 部 分を コ ピ ー す る 等 に よ り個 人 番 号 を 収 集 し 、 それ をフ
ァイルに編綴して、執務室内に保管してはならない。
B
保管制限と廃棄
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又
は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り
特定個人情報を保管し続けることができる。また、行政機関等及び地方公
共団体等が保有する個人番号が記載された文書等については、各機関が定
める文書管理に関する規程等によって保存期間が一般的に定められており、
これらの文書等に記載された個人番号については、その期間保管すること
となる。
一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、文書管理に関
33
する規程等によって定められている保存期間を経過した場合には、個人番
号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。
*
扶養控除等申告書は、所得税法施行規則第76条の3により、当該申告書の提出
期限(毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日まで)の属する年の翌年1月10
日の翌日から7年を経過する日まで保存することとなっていることから、当該期間
を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、
番号法上、原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速や
かに廃棄しなければならない。
そのため、個人番号が記載された扶養控除等申告書等の書類については、保存期
間経過後における廃棄を前提とした保管体制をとることが望ましい。
*
地方公共団体が保有する個人番号が記載された文書については、各地方公共団体
が定める文書管理に関する規程等に基づき、保存期間満了日まで保存することとな
っているが、当該期間を経過した場合には、番号法上、原則として、個人番号が記
載された文書をできるだけ速やかに廃棄しなければならない。
※
廃棄方法等の具体的な内容については、「(別添)特定個人情報に関する安全管
理措置(行政機関等・地方公共団体等編)」を参照のこと。
34
第4-3-⑸ 本人確認
(関係条文)
・番号法 第16条
●
本人確認(番号法第16条)
本人確認については、番号法、番号法施行令、番号法施行規則及び個人番
号利用事務実施者が認める方法に従うこととなるため、適切に対応する必要
がある。
〈参考〉
番号法、番号法施行令及び番号法施行規則における本人確認の概要は、次
のとおりである。この項目において、「法」は番号法、「令」は番号法施行
令、「規」は番号法施行規則をいう(番号法施行規則第1条第1項第1号の
場合は、「規1①一」と表記する。)。
①
本人から個人番号の提供を受ける場合
ⅰ 個人番号カードの提示を受ける場合
「個人番号カード」(法16)
ⅱ
通知カードの提示を受ける場合
「通知カード」+「本人の身元確認書類」
(法16)
(規1①)
運転免許証等(規1①一、二)
困難な場合(規1①三)
財務大臣等の特則(規1③一から四まで)
困難な場合(規1③五)
特定の個人と同一の者であることが明らかな場合(規3⑤)
ⅲ
ⅰ、ⅱ以外の場合
(ⅰ)書類の提示を受ける場合等
「番号確認書類」+「本人の身元確認書類」
(令12①一)
(令12①二)
住民票の
写し等
運転免許証等(規2)
困難な場合(規3②)
困難な場合
(規3①)
財務大臣等の特則(規3③)
電話による場合(規3④)
特定の個人と同一の者であることが明らかな場合
(規3⑤)
35
(ⅱ)電子情報処理組織を使用して個人番号の提供を受ける場合
個 人 番 号 カ ー ド の ICチ ッ プ の 読 み 取 り 、 電 子 署 名 等 の 送 信 、 個 人 番 号 利 用 事
務実施者による地方公共団体情報システム機構への確認等(規4)
②
本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合
ⅰ
書類の提示を受ける場合等
「代理権確認書類」+「代理人の身元確認書類」+「本人の番号確認書類」
(令12②一)
(令12②二)
(令12②三)
戸籍謄本、
個人番号カード、
本人に係る
委任状等
運転免許証等
個人番号カード等
(規6①一、二)
困難な場合
(規6①三)
代理人が法人の
場合(規6②)
(規7①)
(規8)
代理人が法人の場合
(規7②)
困難な場合
(規9⑤)
困難な場合
(規9①)
財務大臣等の特則
(規9②)
電話による場合
(規9③)
電話による場合
(規9③)
特定の個人と同一の者であることが明らかな場
合(規9④)
ⅱ
電子情報処理組織を使用して個人番号の提供を受ける場合
代理権証明情報及び代理人の電子署名等の送信、個人番号利用事務実施者による
地方公共団体情報システム機構への確認等(規10)
※
書面の送付により個人番号の提供を受ける場合は、上記で提示を受けることとさ
れている書類又はその写しの提出を受けなければならない(規11)。
36
第4-4 その他の取扱い
第4-4-⑴ 保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求
(関係条文)
・番号法 第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第3項まで
・行政機関個人情報保護法 第9条
・独立行政法人等個人情報保護法 第10条
●
保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求(行政機関個人情報保護
法第9条、独立行政法人等個人情報保護法第10条)
行政機関等が保有する特定個人情報及び情報提供等の記録に関する措置要
求については、番号法において適用除外となっている。
地方公共団体においては、同法第31条の規定に基づき、行政機関等と同様
の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。
37
第4-4-⑵ 個人情報ファイルの保有等に関する事前通知
(関係条文)
・番号法 第27条、第29条、第30条
・行政機関個人情報保護法 第10条
・特定個人情報保護評価に関する規則 第2条
・特定個人情報保護評価指針
● 特定個人情報ファイルを保有しようとするときの事前通知
A 事前通知(番号法第29条第1項又は第30条第1項により読み替えて適用
される行政機関個人情報保護法第10条第1項)
行政機関(会計検査院を除く。以下この項において同じ。)が特定個人
情報ファイル(情報提供等の記録を含む。)を保有しようとするときは、
個人情報ファイルを保有しようとするときと同様、行政機関個人情報保護
法第10条第1項の規定が適用される。ただし、番号法において同項が読み
替えられて適用されるため、当該行政機関の長が同項各号に掲げる事項を
あらかじめ通知しなければならない通知先は、総務大臣ではなく委員会で
ある。通知した事項を変更しようとするときも、同様である。なお、特定
個人情報について行政機関個人情報保護法が適用されるときは、同法の規
定中「個人情報ファイル」とあるのは「個人情報ファイルである特定個人
情報ファイル」を意味する。
また、行政機関が、番号法第27条第1項に規定する評価書(全項目評価
書)を委員会へ提出し、特定個人情報ファイルの取扱いについて、同条第
2項の規定により委員会の承認を受け、同条第4項の規定により公表した
ときは、同法第29条第1項の規定により読み替えて適用される行政機関個
人情報保護法第10条第1項の規定による委員会に対する通知があったもの
とみなされる。
委員会は、「特定個人情報保護評価指針」(平成26年特定個人情報保護
委員会告示第4号)第8において、行政機関が「特定個人情報保護評価に
関する規則」(平成26年特定個人情報保護委員会規則第1号)第2条第2
号に規定する重点項目評価書を委員会へ提出し、公表したときについても、
委員会に対する事前通知があったものとして取り扱うこととしている。
一方、独立行政法人等個人情報保護法には行政機関個人情報保護法第10
条第1項に相当する規定がないことから、独立行政法人等は、特定個人情
報ファイルを保有する前に委員会に通知する必要はない。地方公共団体等
についても、同様に委員会に通知する必要はない。
B
事前通知が不要の場合(行政機関個人情報保護法第10条第2項)
行政機関個人情報保護法第10条第2項の規定は、特定個人情報ファイル
についても個人情報ファイルと同様に適用されることから、同項各号に掲
げる個人情報ファイル(例:行政機関の職員の給与に関する事項を記録す
38
るもの)に相当する特定個人情報ファイルについては、行政機関の長は、
委員会に事前に通知する必要がない。
ただし、事前に通知する必要がない場合であっても、番号法第27条の規
定に基づき、特定個人情報ファイルを保有する前に特定個人情報保護評価
を実施するものとされていることに留意する必要がある。
C
保有をやめたときの通知(番号法第29条第1項又は第30条第1項により
読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第10条第3項)
行政機関の長は、行政機関個人情報保護法第10条第1項に規定する事項
を通知した特定個人情報ファイルについて、当該行政機関がその保有をや
めたとき、又はその個人情報ファイルが同条第2項第9号に該当するに至
ったときは、遅滞なく、委員会に対しその旨を通知しなければならない。
〈参考〉行政機関における特定個人情報保護委員会への事前通知等の要否
事前通知等
の要否
必要な場合
具体的な場面
①特定個人情報ファイルを保有しようとするとき ( 注 )
②通知した事項を変更しようとするとき ( 注 )
③特定個人情報ファイルの保有をやめたとき
④特定個人情 報ファ イルにおける 本人の 数が千人に満 たな
くなったとき
(注)全項目評価書を委員会に提出し、特定個人情報ファイルの取
扱いについて委員会の承認を受け、公表したときは、委員会に
対する事前通知があったものとみなされる。また、重点項目評
価書を委員会へ提出し、公表したときについても、委員会に対
する事前通知があったものとして取り扱われる。
不要な場合
行政機関個人 情報保 護法第10条第2項各 号に掲げる個 人情
報ファイルに相当する特定個人情報ファイル
(独立行政法人等及び地方公共団体等は、委員会へ事前通知等をする必要はない。)
39
第4-4-⑶ 開示
(関係条文)
・番号法 第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第3項まで
・行政機関個人情報保護法 第12条から第26条まで
・独立行政法人等個人情報保護法 第12条から第26条まで
●
開示(番号法第29条第1項又は第2項により読み替えて適用される行政機
関個人情報保護法第12条から第26条まで又は独立行政法人等個人情報保護
法第12条から第26条まで。情報提供等の記録については番号法第30条第1
項から第3項までにより読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第
12条から第26条まで又は独立行政法人等個人情報保護法第12条から第26条
まで。番号法施行令第33条)
行政機関の保有する特定個人情報については、個人情報と同様、行政機関
個人情報保護法の規定により、何人も行政機関の長に対して自己を本人とす
る保有個人情報である特定個人情報の開示を請求することができる(行政機
関個人情報保護法第12条第1項。独立行政法人等についての独立行政法人等
個人情報保護法も同じ。)。
ただし、特定個人情報については、次のAからDまでについて行政機関個
人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法と異なる規定となっている
ので留意する必要がある。
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同
様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。
A
代理人の範囲の拡大
未成年者又は成年被後見人の法定代理人のほか、任意代理人が本人に代
わって開示の請求をすることができる。
B
事案の移送の禁止
情報提供等の記録については、事案の移送が禁止されている。
C
他の法令による開示の実施との調整
行 政 機 関 個 人 情 報 保 護 法 第 25条 及 び 独 立 行 政 法 人 等 個 人 情 報 保 護 法 第
25条の適用を除外し、他の法令の規定に基づき開示することとされている
場合であっても、開示の実施の調整は行わないこととしている。
D
開示請求の手数料の免除
開示請求に係る手数料について、経済的困難その他特別の理由があると
認めるときは免除することができる。
40
第4-4-⑷ 訂正
(関係条文)
・番号法 第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第3項まで
・行政機関個人情報保護法 第27条から第35条まで
・独立行政法人等個人情報保護法 第27条から第35条まで
●
訂正(番号法第29条第1項又は第2項により読み替えて適用される行政機
関個人情報保護法第27条から第35条まで又は独立行政法人等個人情報保護
法第27条から第35条まで。情報提供等の記録については番号法第30条第1
項から第3項までにより読み替えて適用される行政機関個人情報保護法第
27条から第35条まで又は独立行政法人等個人情報保護法第27条から第35条
まで)
行政機関の保有する特定個人情報については、個人情報と同様、行政機関
個人情報保護法の規定により、何人も行政機関の長に対して自己を本人とす
る特定個人情報で開示を受けたものについての訂正を請求することができる
(行政機関個人情報保護法第27条第1項。独立行政法人等についての独立行
政法人等個人情報保護法も同じ。)。
ただし、特定個人情報については、次のAからCまでについて行政機関個
人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法と異なる規定となっている
ので留意する必要がある。
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同
様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。
A
代理人の範囲の拡大
特定個人情報の開示の場合と同様、任意代理人が本人に代わって訂正の
請求をすることができる。
B
事案の移送の禁止
特定個人情報の開示の場合と同様、情報提供等の記録については事案の
移送が禁止されている。
C
訂正を実施した場合の通知先の変更
情報提供等の記録について訂正を実施した場合において必要があるとき
は、同一の記録を保有する者である総務大臣及び情報照会者又は情報提供
者(自己を除く。)に通知するものとしている。
41
第4-4-⑸ 利用停止
(関係条文)
・番号法 第29条第1項及び第2項、第30条第1項から第3項まで
・行政機関個人情報保護法 第36条から第41条まで
・独立行政法人等個人情報保護法 第36条から第41条まで
●
利用停止(番号法第29条第1項又は第2項により読み替えて適用される行
政機関個人情報保護法第36条から第41条まで又は独立行政法人等個人情報
保護法第36条から第41条まで。情報提供等の記録については番号法第30条
第1項から第3項までにより適用が除外される行政機関個人情報保護法第
4章第3節又は独立行政法人等個人情報保護法第4章第3節)
行政機関の保有する特定個人情報については、個人情報と同様、行政機関
個人情報保護法の規定により、何人も、自己を本人とする保有個人情報が適
法に取得されたものでないとき等のときは、その利用の停止、消去又は提供
の停止(以下「利用停止」という。)を請求することができる(行政機関個
人情報保護法第36条第1項。独立行政法人等についての独立行政法人等個人
情報保護法も同じ。)。
ただし、特定個人情報については、次のAからCまでについて行政機関個
人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法と異なる規定となっている
ので留意する必要がある。
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同
様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。
A
代理人の範囲の拡大
特定個人情報の開示の場合と同様、任意代理人が本人に代わって利用停
止の請求をすることができる。
B
請求事由の追加等
番号法第19条、第20条又は第28条の規定に違反して特定個人情報が利用
され、又は提供されているときは、利用停止の請求をすることができる。
C
情報提供等の記録の取扱い
情報提供等の記録については、情報提供ネットワークシステムにおいて
自動保存されるものであり目的外利用及び提供の規定に違反した事態が想
定されないこと等から、利用停止の請求をすることができない。
42
第4-5 特定個人情報保護評価
(関係条文)
・番号法 第21条、第26条、第27条
・特定個人情報保護評価に関する規則
・特定個人情報保護評価指針
1
特定個人情報保護評価(番号法第26条、第27条)
特定個人情報保護評価は、評価実施機関 ( 注 ) が、特定個人情報ファイルを
取り扱う事務における当該特定個人情報ファイルの取扱いについて自ら評価
するものである。評価実施機関は、特定個人情報ファイルを保有しようとす
る又は保有する場合は、当該特定個人情報ファイルの取扱いが個人のプライ
バシー等の権利利益に与え得る影響を予測した上で特定個人情報の漏えいそ
の他の事態を発生させるリスクを分析し、このようなリスクを軽減するため
の適切な措置を講じていることを確認の上、基礎項目評価書、重点項目評価
書又は全項目評価書(以下「特定個人情報保護評価書」という。)において
自ら宣言するものである。
※
特定個人情報保護評価の詳細については、特定個人情報保護評価に関する規則及
び特定個人情報保護評価指針を参照のこと。
( 注 ) 評 価 実 施 機 関 と は 、 番 号 法 第 27条 及 び 特 定 個 人 情 報 保 護 評 価 に 関 す る 規 則 の 規
定に基づき特定個人情報保護評価を実施する同法第2条第14項に規定する行政機関
の長等をいう。
2
特定個人情報保護評価書に記載した措置の実施
評価実施機関は、個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定
個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを軽減するための措置と
して特定個人情報保護評価書に記載した全ての措置を講ずるものとする。
3
特定個人情報保護評価に係る違反に対する措置
特定個人情報保護評価を実施していない場合、特定個人情報ファイルの適
正な取扱いの確保のための措置が適切に講じられていないおそれがある。こ
のような場合に、情報連携を行わせると不適切な形で特定個人情報ファイル
がネットワークを通じてやり取りされることとなり、適切に取り扱われてい
る他の事務やシステムにまで悪影響を及ぼすおそれがあることから、特定個
人情報保護評価の実施が義務付けられているにもかかわらずこれを実施して
いない場合は、情報連携を行うことが禁止されている(番号法第21条第2項
第2号、第27条第6項)。
43
第4-6 行政機関個人情報保護法等の主な規定
行政機関等は、特定個人情報の適正な取扱いについて、次のとおり行政機
関個人情報保護法及び独立行政法人等個人情報保護法の適用を受けるので留
意する必要がある。具体的な取扱いについては、従来と同様に、指針等によ
ることを前提としている。
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同
様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合がある。
ここでは、行政機関個人情報保護法の規定を例として挙げる。
A 個人情報の保有の制限等(行政機関個人情報保護法第3条)
a 利用目的の特定(第1項)
行政機関は、個人情報を保有するに当たっては、法令の定める所掌事務
を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特
定しなければならない。
b
保有の制限(第2項)
行政機関は、aの規定により特定された利用の目的(以下「利用目的」
という。)の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。
c
利用目的の変更(第3項)
行政機関は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の
関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
B
利用目的の明示(行政機関個人情報保護法第4条)
行政機関は、本人から直接書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚
によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記録さ
れた当該本人の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらか
じめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
一 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
二 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、
財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
三 利用目的を本人に明示することにより、国の機関、独立行政法人等、地
方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業の適正な遂行に支障
を及ぼすおそれがあるとき。
四 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
C
保有個人情報の正確性の確保(行政機関個人情報保護法第5条)
行政機関の長は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去
又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
44
D 個人情報ファイル簿の作成及び公表(行政機関個人情報保護法第11条)
a 個人情報ファイル簿の作成及び公表(第1項)
行政機関の長は、「行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律施
行令」(平成15年政令第548号。以下「政令」という。)第7条で定めると
ころにより、当該行政機関が保有している個人情報ファイルについて、そ
れぞれ次に掲げる事項を記載した帳簿(cにおいて「個人情報ファイル簿」
という。)を作成し、公表しなければならない。
一 個人情報ファイルの名称
二 当該行政機関の名称及び個人情報ファイルが利用に供される事務をつ
かさどる組織の名称
三 個人情報ファイルの利用目的
四 個人情報ファイルに記録される項目(以下Dにおいて「記録項目」と
いう。)及び本人(他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらな
いで検索し得る者に限る。bにおいて同じ。)として個人情報ファイル
に記録される個人の範囲(以下Dにおいて「記録範囲」という。)
五 個人情報ファイルに記録される個人情報(以下Dにおいて「記録情報」
という。)の収集方法
六 記録情報を当該行政機関以外の者に経常的に提供する場合には、その
提供先
七 開示、訂正又は利用停止の請求を受理する組織の名称及び所在地
八 訂正又は利用の停止、消去若しくは提供の停止について他の法律又は
これに基づく命令により特別の手続が定められているときは、その旨
九 その他政令第8条で定める事項
b
個人情報ファイル簿への掲載の適用除外(第2項)
aの規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
一 国の安全、外交上の秘密その他の国の重大な利益に関する事項を記録
する個人情報ファイル
二 犯罪の捜査、租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査又は公
訴の提起若しくは維持のために作成し、又は取得する個人情報ファイル
三 行政機関の職員又は職員であった者に係る個人情報ファイルであって、
専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる
事項を記録するもの(行政機関が行う職員の採用試験に関する個人情報
ファイルを含む。)
四 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル
五 行政機関個人情報保護法第10条第1項の規定による通知又はa(同法
第11条第1項)の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されて
いる記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、そ
の利用目的、記録項目及び記録範囲が当該通知に係るこれらの事項の範
囲内のもの
45
六
1年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファ
イル
七 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために
利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡
の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録す
るもの
八 職員が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得
する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的の
ために利用するもの
九 本人の数が政令で定める数に満たない個人情報ファイル
十 三から九までに掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定
める個人情報ファイル
c
個人情報ファイル簿の一部不記載(第3項)
aの規定にかかわらず、行政機関の長は、記録項目の一部若しくは個人
情報ファイルに記録される個人情報の収集方法若しくは同情報を当該行政
機関以外の者に経常的に提供する場合の提供先を個人情報ファイル簿に記
載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、
利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼ
すおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載
せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないこと
ができる。
E 不服申立て(行政機関個人情報保護法第42条から第44条まで)
E-1 審査会への諮問(第42条)
開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について「行政不服審査法」
( 昭 和 37年法律第160号)による不服申 立てがあったときは 、当該不服申立
てに対する裁決又は決定をすべき行政機関の長は、次の各号のいずれかに該
当する場合を除き、情報公開・個人情報保護審査会(不服申立てに対する裁
決又は決定をすべき行政機関の長が会計検査院長である場合にあっては、別
に法律で定める審査会)に諮問しなければならない。
一 不服申立てが不適法であり、却下するとき。
二 裁決又は決定で、不服申立てに係る開示決定等(開示請求に係る保有個
人情報の全部を開示する旨の決定を除く。以下この号及びE―3aにおい
て同じ。)を取り消し、又は変更し、当該不服申立てに係る保有個人情報
の全部を開示することとするとき。ただし、当該開示決定等について反対
意見書が提出されているときを除く。
三 裁決又は決定で、不服申立てに係る訂正決定等(訂正請求の全部を容認
して訂正をする旨の決定を除く。)を取り消し、又は変更し、当該不服申
立てに係る訂正請求の全部を容認して訂正をすることとするとき。
46
四
裁決又は決定で、不服申立てに係る利用停止決定等(利用停止請求の全
部を容認して利用停止をする旨の決定を除く。)を取り消し、又は変更し、
当該不服申立てに係る利用停止請求の全部を容認して利用停止をすること
とするとき。
E-2 諮問をした旨の通知(第43条)
E-1の規定により諮問をした行政機関の長は、次に掲げる者に対し、諮
問をした旨を通知しなければならない。
一 不服申立人及び参加人
二 開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者(これらの者が不服申立人
又は参加人である場合を除く。)
三 当該不服申立てに係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者
(当該第三者が不服申立人又は参加人である場合を除く。)
E-3 第三者からの不服申立てを棄却する場合等における手続等(第44条)
a 第三者が開示に反対の意思を有する場合の手続(第1項)
次の各号のいずれかに該当する裁決又は決定をする場合、行政機関の長
は、意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の
開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定を
するときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間
を置かなければならない。この場合において、行政機関の長は、開示決定
後直ちに、当該意見書を提出した第三者に対し、開示決定をした旨及びそ
の理由並びに開示を実施する日を書面により通知しなければならない。
一 開示決定に対する第三者からの不服申立てを却下し、又は棄却する裁
決又は決定
二 不服申立てに係る開示決定等を変更し、当該開示決定等に係る保有個
人情報を開示する旨の裁決又は決定(第三者である参加人が当該第三者
に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)
b
審査請求の特例(第2項)
地方検察庁にあっては、その庁の検事正、区検察庁にあっては、その庁
の対応する簡易裁判所の所在地を管轄する地方裁判所に対応する地方検察
庁の検事正が行った開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について
の審査請求については、政令第21条で定めるところにより、検事総長に対
してするものとする。
F
苦情の処理(行政機関個人情報保護法第48条)
行政機関の長は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に
努めなければならない。
47
48
(別添)特定個人情報に関する安全管理措置
(行政機関等・地方公共団体等編)
【目次】
1 安全管理措置の検討手順 ..........................................
A 個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化 ..........................
B 特定個人情報等の範囲の明確化..................................
C 事務取扱担当者の明確化 .......................................
D 基本方針の策定 ...............................................
E 取扱規程等の見直し等 .........................................
2 講ずべき安全管理措置の内容 ......................................
A 基本方針の策定 ...............................................
B 取扱規程等の見直し等 .........................................
C 組織的安全管理措置 ...........................................
a 組織体制の整備 .............................................
b 取扱規程等に基づく運用 .....................................
c 取扱状況を確認する手段の整備................................
d 情報漏えい等事案に対応する体制の整備 ........................
e 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し ......................
D 人的安全管理措置 .............................................
a 事務取扱担当者の監督 .......................................
b 事務取扱担当者の教育 .......................................
E 物理的安全管理措置 ...........................................
a 特定個人情報等を取り扱う区域の管理 ..........................
b 機器及び電子媒体等の盗難等の防止 ............................
c 電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止 ....................
d 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄 ....................
F 技術的安全管理措置 ...........................................
a アクセス制御 ...............................................
b アクセス者の識別と認証 .....................................
c 不正アクセス等の防止 .......................................
d 情報漏えい等の防止 .........................................
49
50
50
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1
安全管理措置の検討手順
行政機関等及び地方公共団体等は、個人番号及び特定個人情報(以下「特
定個人情報等」という。)の取扱いを検討するに当たって、個人番号を取り
扱う事務の範囲及び特定個人情報等の範囲を明確にした上で、特定個人情報
等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を明確にしておく必
要がある。
これらを踏まえ、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織とし
て取り組むために、特定個人情報等の安全管理に関する基本方針(以下「基
本方針」という。)を策定することが重要である。
行政機関等は、個人情報の保護に関する管理規程等及び取扱規程等の見直
し等を行い、特定個人情報等を取り扱う体制の整備及び情報システムの改修
等を行う必要がある。地方公共団体等は、個人情報の保護に関する取扱規程
等の見直し等を行い、特定個人情報等を取り扱う体制の整備及び情報システ
ムの改修等を行う必要がある。
行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報等の取扱いに関する安全
管理措置について、次のような手順で検討を行う必要がある。検討に際し、
特定個人情報保護評価を実施した事務については、A~Cを省略し、D~E
を実施することも考えられる。
A
個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化
行政機関等及び地方公共団体等は、個人番号利用事務等の範囲を明確に
しておかなければならない。→ガイドライン第4-1-⑴ 1 A参照
B
特定個人情報等の範囲の明確化
行政機関等及び地方公共団体等は、Aで明確化した事務において取り扱
う特定個人情報等の範囲を明確にしておかなければならない ( 注 ) 。
(注)特定個人情報等の範囲を明確にするとは、事務において使用される個人番号及
び個人番号と関連付けて管理される個人情報(氏名、生年月日等)の範囲を明確
にすることをいう。
C
事務取扱担当者の明確化
行政機関等及び地方公共団体等は、Aで明確化した事務に従事する事務
取扱担当者を明確にしておかなければならない。
D
基本方針の策定
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため
に、基本方針を策定することが重要である。→ 2 A参照
50
E
取扱規程等の見直し等
行政機関等は、個人情報の保護に関する管理規程等の見直し等を行わな
ければならない。また、行政機関等及び地方公共団体等は、A~Cで明確
化した事務における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために、個
人情報の保護に関する取扱規程等の見直し等を行わなければならない。→
2 B参照
51
2
講ずべき安全管理措置の内容
本セクション 2 においては、特定個人情報等の保護のために必要な安全管
理措置について本文で示し、その具体的な手法の例示を記述している。なお、
手法の例示は、これに限定する趣旨で記載したものではなく、また、個別ケ
ースによって別途考慮すべき要素があり得るので注意を要する。
行政機関等は、安全管理措置を講ずるに当たり、番号法、行政機関個人情
報保護法等関係法令、本ガイドライン、指針等 ( 注 ) 及び政府機関の情報セキ
ュリティ対策のための統一基準等に準拠した各府省庁等における情報セキュ
リティポリシー等を遵守することを前提とする。
地方公共団体等は、安全管理措置を講ずるに当たり、番号法、個人情報保
護条例、本ガイドライン、指針等及び地方公共団体における情報セキュリテ
ィポリシーに関するガイドライン等を参考に地方公共団体等において策定し
た情報セキュリティポリシー等を遵守することを前提とする。
行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報保護評価を実施した事務
については、その内容を遵守するものとする。また、個人番号利用事務の実
施に当たり、接続する情報提供ネットワークシステム等の接続規程等が示す
安全管理措置等を遵守することを前提とする。
(注)「指針等」とは、「行政機関の保有する個人情報の適切な管理のための措置に
関する指針について(平成 16 年9月 14 日総管情第 84 号総務省行政管理局長通
知)」、「独立行政法人等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する
指針について(平成 16 年9月 14 日総管情第 85 号総務省行政管理局長通知)」及
び「地方公共団体における個人情報保護対策について(平成 15 年6月 16 日総行情
第 91 号総務省政策統括官通知)」等をいう。
A
基本方針の策定
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため
に、基本方針を策定することが重要である。
B
取扱規程等の見直し等
1 A~Cで明確化した事務において事務の流れを整理し、特定個人情報
等の具体的な取扱いを定めるために、取扱規程等の見直し等を行わなけれ
ばならない。
特に、特定個人情報等の複製及び送信、特定個人情報等が保存されてい
る電子媒体等の外部への送付及び持出し等については、責任者の指示に従
い行うことを定めること等が重要である。
52
≪手法の例示≫
*
取扱規程等は、次に掲げる管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担
当者及びその任務等について定めることが考えられる。具体的に定める事項
については、C~F に記述する安全管理措置を織り込むことが重要である。
*
①
取得する段階
②
利用を行う段階
③
保存する段階
④
提供を行う段階
⑤
削除・廃棄を行う段階
個人番号利用事務の場合、例えば、次のような事務フローに即して、手続を
明確にしておくことが重要である。
①
住民等からの申請書を受領する方法(本人確認、個人番号の確認等)
②
住民等からの申請書をシステムに入力・保存する方法
③
個人番号を含む証明書等の作成・印刷方法
④
個人番号を含む証明書等を住民等に交付する方法
⑤
申請書及び本人確認書類等の保存方法
⑥
保存期間を経過した書類等の廃棄方法
C
組織的安全管理措置
行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報等の適正な取扱いのた
めに、次に掲げる組織的安全管理措置を講じなければならない。
a
組織体制の整備
安全管理措置を講ずるための組織体制を整備する。
行政機 関等は 、組 織 体制の整備として、次に掲げる事項を含める。地
方公共団体 等は、次 に掲げる事項を参考に、適切に組織体制を整備する 。
・ 総括責任者(行政機関等に各1名)の設置及び責任の明確化
・ 保護責任者(個人番号利用事務等を実施する課室等に各1名)の
設置及び責任の明確化
・ 監査責任者の設置及び責任の明確化
・ 事務取扱担当者及びその役割の明確化
・ 事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の明確化
・ 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握
した場合の責任者への報告連絡体制の整備
・ 個人番号の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」とい
う。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への
報告連絡体制の整備
・ 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担
及び責任の明確化
53
b
取扱規程等に基づく運用
取扱規 程等に 基づ く 運用状況を確認するため、特定個人情報等へのア
クセス状 況を記 録し 、その記 録を一定の期間保存し、定期に又は随時に
分析する ために 必要 な措置を 講ずる。また、記録の改ざん、窃取又は不
正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
≪手法の例示≫
*
記録する項目としては、次に掲げるものが挙げられる。
・
特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
・
書類・媒体等の持出しの記録
・
特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
・
削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
・
特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者
の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)の記録
c
取扱状況を確認する手段の整備
特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する。
行政機関 等は、 次に 掲げる項 目を含めて記録する。地方公共団体等は、
次に掲げる項目を参考に、適切な手段を整備する。
なお、 取扱状 況を 確 認するための記録等には、特定個人情報等は記載
しない。
・ 特定個人情報ファイルの名称
・ 行政機関等の名称及び特定個人情報ファイルが利用に供される事
務をつかさどる組織の名称
・ 特定個人情報ファイルの利用目的
・ 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人
情報ファイルに記録される個人の範囲
・ 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法
d
情報漏えい等事案に対応する体制の整備
情報漏 えい等 の事 案 の発生又は兆候を把握した場合に、適切かつ迅速
に対応するための体制を整備する。
情報漏 えい等 の事 案 が発生した場合、二次被害の防止、類似事案の発
生防止等 の観点 から 、事案に 応じて、事実関係及び再発防止策等を早急
に公表することが重要である。
≪手法の例示≫
*
情報漏えい等の事案の発生時に、次のような対応を行うことを念頭に、体制
を整備することが考えられる。
54
・
事実関係の調査及び原因の究明
・
影響を受ける可能性のある本人への連絡
・
委員会及び主務大臣等への報告
・
再発防止策の検討及び決定
・
事実関係及び再発防止策等の公表
e
取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
監査責 任者( 地方 公 共団体等においては相当する者)は、特定個人情
報の管理 の状況 につ いて、定 期に又は随時に点検又は監査(外部監査を
含む。) を行い 、そ の結果を 総括責任者(地方公共団体等においては相
当する者 。以下 同じ 。)に報 告する。総括責任者は、点検又は監査の結
果等を踏 まえ、 必要 があると 認めるときは、取扱規程等の見直し等の措
置を講ずる。
D
人的安全管理措置
行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報等の適正な取扱いのた
めに、次に掲げる人的安全管理措置を講じなければならない。
a
事務取扱担当者の監督
総括責 任者及 び保 護 責任者(地方公共団体等においては相当する者。
以下同じ 。)は 、特 定個人情 報等が取扱規程等に基づき適正に取り扱わ
れるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。
b
事務取扱担当者の教育
総括責 任者及 び保 護 責任者は、事務取扱担当者に、特定個人情報等の
適正な取 扱いに つい て理解を 深め、特定個人情報等の保護に関する意識
の高揚を 図るた めの 啓発その 他必要な教育研修を行う。また、特定個人
情報等を 取り扱 う情 報システ ムの管理に関する事務に従事する職員に対
し、特定 個人情 報等 の適切な 管理のために、情報システムの管理、運用
及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
総括責 任者及 び保 護 責任者は、事務取扱担当者に、特定個人情報等の
適切な管 理のた めに 、教育研 修への参加の機会を付与する等の必要な措
置を講ずる。
E
物理的安全管理措置
行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報等の適正な取扱いのた
めに、次に掲げる物理的安全管理措置を講じなければならない。
a
特定個人情報等を取り扱う区域の管理
特定個 人情報 等の 情 報漏えい等を防止するために、特定個人情報等を
55
取り扱う事 務を実施 する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし 、
物理的な安全管理措置を講ずる。
特定個 人情報 ファ イ ルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下
「管理区 域」と いう 。)を明 確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
管理区域 におい て、 入退室管 理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等
の措置を講ずる。
行政機 関等は 、管 理 区域のうち、基幹的なサーバー等の機器を設置す
る室等( 以下「 情報 システム 室等」という。)を区分して管理する場合
には、情報 システム 室等について、次の①及び②に掲げる措置を講ずる 。
地方公共 団体等 は、 次の①及 び②に掲げる項目を参考に、適切な措置を
講ずる。
① 入退室管理
・ 情報シス テム室 等 に入室する 権限を 有する者を定 めると ともに 、
用件の 確認 、入 退室 の記録 、部 外者 につ いての 識別 化、 部外 者が
入室す る場 合の 職員 の立会 い等 の措 置を 講ずる 。ま た、 情報 シス
テム室 等に 特定 個人 情報等 を記 録す る媒 体を保 管す るた めの 施設
を設け てい る場 合に おいて も、 必要 があ ると認 める とき は、 同様
の措置を講ずる。
・ 必要 がある と認 め るとき は、情 報シ ステム室 等の出 入口 の特定
化によ る入 退室 の管 理の容 易化 、所 在表 示の制 限等 の措 置を 講ず
る。
・ 必要 がある と認 め るとき は、入 室に 係る認証 機能を 設定 し、及
びパス ワー ド等 の管 理に関 する 定め の整 備(そ の定 期又 は随 時の
見直し を含 む。 )、 パスワ ード 等の 読取 防止等 を行 うた めに 必要
な措置を講ずる。
② 情報システム室等の管理
・ 外部 からの 不正 な 侵入に 備え、 施錠 装置、警 報装置 、監 視設備
の設置等の措置を講ずる。
b
機器及び電子媒体等の盗難等の防止
管理区 域及び 取扱 区 域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子
媒体及び 書類等 の盗 難又は紛 失等を防止するために、物理的な安全管理
措置を講 ずる。 また 、電子媒 体及び書類等の庁舎内の移動等において、
紛失・盗難等に留意する。
≪手法の例示≫
*
特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書類等を、施錠できるキャビ
ネット、書庫又は必要に応じて耐火金庫等へ保管する。
56
*
特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている
場合は、セキュリティワイヤー等により固定すること等が考えられる。
c
電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止
許可さ れた電 子媒 体 又は機器等以外のものについて使用の制限等の必
要な措置 を講ず る。 また、記 録機能を有する機器の情報システム端末等
への接続の制限等の必要な措置を講ずる。
取扱規 程等の 手続 に 基づき、特定個人情報等が記録された電子媒体又
は書類等 を持ち 出す 必要が生 じた場合には、容易に個人番号が判明しな
い措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。
≪手法の例示≫
*
特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法としては、持出
しデータの暗号化、パスワードによる保護、施錠できる搬送容器の使用等が
考えられる。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっ
ては、行政機関等が指定する提出方法に従う。
*
特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法としては、封緘、
目隠しシールの貼付を行うこと等が考えられる。
d
個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
特定個 人情報 等が 記 録された電子媒体及び書類等について、文書管理
に関する 規程等 によ って定め られている保存期間を経過した場合には、
個人番号をできるだけ速やかに復元できない手段で削除又は廃棄する。
→ガイドライン第4-3-⑷B「保管制限と廃棄」参照
個人番 号若し くは 特 定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒
体等を廃 棄した 場合 には、削 除又は廃棄した記録を保存する。また、こ
れらの作 業を委 託す る場合に は、委託先が確実に削除又は廃棄したこと
について、証明書等により確認する。
≪手法の例示≫
*
特定個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解等の復元
不可能な手段を採用する。
*
特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用のデ
ータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段
を採用する。
*
特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場
合、容易に復元できない手段を採用する。
*
個人番号が記載された書類等については、保存期間経過後における廃棄を前
提とした手続を定める。
57
F
技術的安全管理措置
行政機関等及び地方公共団体等は、特定個人情報等の適正な取扱いのた
めに、次に掲げる技術的安全管理措置を講じなければならない。
a
アクセス制御
情報シ ステム を使 用 して個人番号利用事務等を行う場合、事務取扱担
当者及び 当該事 務で 取り扱う 特定個人情報ファイルの範囲を限定するた
めに、適切なアクセス制御を行う。
≪手法の例示≫
*
アクセス制御を行う方法としては、次に掲げるものが挙げられる。
・
個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限
定する。
・
特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム等を、アクセス制御によ
り限定する。
・
ユーザーIDに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取
り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。
・
特定個人情報ファイルへのアクセス権を付与すべき者を最小化する。
・
アクセス権を有する者に付与する権限を最小化する。
・
情報システムの管理者権限を有するユーザーであっても、情報システム
の管理上特定個人情報ファイルの内容を知らなくてもよいのであれば、特
定個人情報ファイルへ直接アクセスできないようにアクセス制御をする。
・
特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムに導入したアクセス制御
機能の脆弱性等を検証する。
b
アクセス者の識別と認証
特定個 人情報 等を 取 り扱う情報システムは、事務取扱担当者が正当な
アクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証する。
≪手法の例示≫
*
事務取扱担当者の識別方法としては、ユーザーID、パスワード、磁気・I
Cカード、生体情報等が考えられる。
c
不正アクセス等の防止
情報シ ステム を外 部 等からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから
保護する 仕組み を導 入し、適 切に運用する。また、個人番号利用事務の
実施に当 たり接 続す る情報提 供ネットワークシステム等の接続規程等が
示す安全管理措置を遵守する。
58
≪手法の例示≫
*
情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設
置し、不正アクセスを遮断する。
*
情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等(ウイルス対策ソ
フトウェア等)を導入する。
*
導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不
正ソフトウェアの有無を確認する。
*
機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、
ソフトウェア等を最新状態とする。
*
ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する。
*
情報システムの不正な構成変更(許可されていない電子媒体、機器の接続等、
ソフトウェアのインストール等)を防止するために必要な措置を講ずること
が考えられる。
d
情報漏えい等の防止
特定個 人情報 等を イ ンターネット等により外部に送信する場合、通信
経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。
≪手法の例示≫
*
通信経路における情報漏えい等の防止策としては、通信経路の暗号化等が考
えられる。
*
情報システム内に保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策と
しては、データの暗号化又はパスワードによる保護等が考えられる。
59
(巻末資料)
特定個人情報の取扱いにおいて必要となり得る個人情報保護条例の改正等
1.番号法第31条に基づく個人情報保護条例の改正等
地方公共団体においては、番号法第31条の規定に基づき、行政機関等と同
様の適用となるよう、次のとおり個人情報保護条例の改正等が必要となる場
合がある。
⑴ 「特定個人情報」の定義等
地方公共団体における個人情報保護条例上の「個人情報」の定義におい
ては、「事業を営む個人の当該事業に関する情報、法人その他の団体に関
する情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報を除く。」
等の除外規定を設けている場合がある。特定個人情報については、当該除
外部分を含めて保護の対象となるよう「特定個人情報」の定義を追加する
等が必要になると考えられる。
〈参考〉定義を追加する場合の例
用語
改正内容
特定個人情報
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関
する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人
情報をいう。」等と追加
※
この場合、「特定個人情報」の定義にいう「個人情報」とは、
条例の規定の如何にかかわらず、個人情報保護法第2条第1項に
規定する個人情報となる。
⑵
番号法第29条・第30条を踏まえた個人情報保護条例の改正等
改正内容
項目
利用目的以外
特定個人情報(情報提供等の記
情報提供等の記録
録を除く。)(番号法第29条)
(番号法第30条)
・次の例外を除いて原則禁止と
の目的での利
する。
用
(第4-1-⑴ 1 B)
・禁止とする。
(第4-3-⑶ 2 d)
<例外>
①激甚災害時等に金銭の支払を
行う場合
(第4-1-⑴ 2 a)
②人の生命、身体又は財産の保
護のために必要がある場合で
あって、本人の同意があり、
又は本人の同意を得ることが
困難である場合
(第4-1-⑴ 2 b)
1
改正内容
項目
提供制限
特定個人情報(情報提供等の記
情報提供等の記録
録を除く。)(番号法第29条)
(番号法第30条)
・番号法第19条各号に該当する場合に提供できるようにする。
(第4-3-⑵ 2 )
開示
・本人、法定代理人、任意代理人による請求を認める。
(第4-4-⑶A)
・他の法令又は条例の規定に基づき開示することとされている場合
であっても、開示の実施の調整は行わないこととする。
(第4-4-⑶C)
・経済的困難その他特別の理由があると認めるときは、開示請求の
手数料を免除できるようにする。
(第4-4-⑶D)
・事案の移送を禁止とする。
(第4-4-⑶B)
訂正
・本人、法定代理人、任意代理人による請求を認める。
(第4-4-⑷A)
・事案の移送を禁止とする。
(第4-4-⑷B)
・訂正の通知先を、総務大臣及
び情報照会者又は情報提供者
とする。
(第4-4-⑷C)
利用停止
・本人、法定代理人、任意代理
人による請求を認める。
・請求を認めない。
(第4-4-⑸C)
(第4-4-⑸A)
・次の場合も請求を認める。
(第4-4-⑸B)
①利用制限に違反している場合
②収集・保管制限に違反してい
る場合
③ファイル作成制限に違反して
いる場合
④提供制限に違反している場合
措置要求
・保有する個人情報の提供を受ける者に対する措置要求を行わない
こととする。
(第4-4-⑴)
※
個人情報保護条例において、オンライン結合の制限等を規定している場合は、上
記 表 の 提 供 制 限 に お け る 改 正 内 容 と 同 様 、 番 号 法 第 19条 各 号 に 該 当 す る 場 合 に 特 定
個人情報を提供できるよう、当該規定の改正が必要となる場合がある。
2
⑶
特定個人情報の適正な取扱いの確保のための個人情報保護条例の改正等
項目
必要な措置
安全管理措置
・個人番号利用事務等実施者は、個人番号(生存する個人のものだ
けでなく死者のものも含む。)の漏えい、滅失又は毀損の防止そ
の他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講ずる。
・保有する個人情報である特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の
防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講
ずる。
(第4-2-⑵)
※
上 記の項 目の ほか 、利用 目的の 特定 、保 有の制 限、利 用目 的の 変更、 利用目 的の
明示、保有する個人情報の正確性の確保等について、番号法第31条の規定に基づき、
行政機関等と同様の適用となるよう、個人情報保護条例の改正等が必要となる場合が
ある。
2.特定個人情報の利活用のための条例の改正等
項目
利用事務
(番号法第9条第2項)
条例の改正等が必要な場合
・番号法別表第1に規定されていない地方公共団体の独
自事務に利用する場合
・同一地方公共団体の同一機関内における複数の事務間
で特定個人情報を移転する場合
・当該独自事務の根拠となる条例において書面の提出を
義務付けている場合に、上記の特定個人情報の移転に
より、当該特定個人情報と同一の内容の情報を含む書
面の提出を不要とする場合
(第4-1-⑴ 1 Aa)
提供制限
(番号法第19条第9号)
・同一地方公共団体内における他の機関に特定個人情報
を提供する場合
・独自事務に個人番号を利用し、当該独自事務の根拠と
なる条例において書面の提出を義務付けている場合
に、上記の同一地方公共団体内における特定個人情報
の提供を受けることにより、当該特定個人情報と同一
の内容の情報を含む書面の提出を不要とする場合
(第4-3-⑵ 2 Bi)
個人番号カードの利用
(番号法第18条)
・市町村の機関が地域住民の利便性の向上に資するもの
として条例で定める事務で利用する場合等
3
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